5 błędów w opracowywaniu strategii firmy

Jak wygląda opracowywanie strategii w Twojej firmie? A może codzienna operacyjność pochłania tak dużo czasu, że brakuje przestrzeni na analizę i planowanie? Niewłaściwe podejście do strategii może powodować stagnację, konflikty wewnętrzne czy też stratę zasobów. Wspólnie zidentyfikujemy typowe błędy w planowaniu, aby zbudować podstawę stabilnego i zrównoważonego wzrostu dla Twojego przedsiębiorstwa.

Kiedy szef chce wszystko zrobić sam
Ciągłe gaszenie pożarów
Tworzenie sztuki dla sztuki, czyli kiedy strategia nie przekłada się na faktyczne działania firmy
Brak zabezpieczenia zasobów
Brak monitorowania i zarządzania działaniami

Kiedy szef chce wszystko zrobić sam

Wielu właścicieli małych i średnich firm ma przekonanie, że aby coś zrobić dobrze, trzeba to zrobić samodzielnie. Choć może to wynikać z troski o jakość, zbyt duże zaangażowanie lidera we wszystkie obszary działalności prowadzi do chaosu i, co gorsza, zmniejsza efektywność zarządzania.

Strategia zarządzania zasobami ludzkimi zakłada podział obowiązków i delegowanie zadań. Jednak taka praktyka często bywa pomijana ze względu na obawy przed utratą kontroli. Kiedy lider próbuje być wszędzie jednocześnie, pojawiają się problemy: przeciążenie zadaniami, brak czasu na planowanie strategiczne i wypalenie zawodowe.

Skupienie się na codziennych operacjach odbiera przestrzeń potrzebną do analizowania kluczowych kwestii, które napędzają rozwój przedsiębiorstwa. Przykładowo, zamiast budować długoterminowe strategie zarządzania, właściciel walczy z codziennymi problemami, jak zatory płatnicze czy zarządzenie zespołem. Długotrwałe ignorowanie potrzeby delegowania zadań skutkuje stagnacją w firmie – innowacje schodzą na dalszy plan, podczas gdy rutyna przejmuje kontrolę. W efekcie zarządzanie strategiczne, które mogłoby być motorem do wzrostu, nie jest realizowane wystarczająco efektywnie.

Pojawia się też kwestia ograniczonych zasobów lidera: brak czasu i możliwości skupienia uwagi na wielu procesach jednocześnie prowadzi do popełniania błędów. Co więcej, pracownicy, widząc brak zaufania, mogą odczuwać demotywację.

Warto zwrócić uwagę, że delegowanie nie tylko odciąża zarządzającego, ale także wzmacnia odpowiedzialność zespołu. Istotne jest, aby właściciel firmy uświadomił sobie, że oddanie części obowiązków to inwestycja w rozwój przedsiębiorstwa i w jego własny czas. Dzięki temu możliwe jest skuteczne wdrożenie strategii zarządzania zasobami ludzkimi, a także skupienie się na kluczowych celach firmy.

Ciągłe gaszenie pożarów

Zarządzanie firmą to wyzwanie, które niesie ze sobą wiele spontanicznych sytuacji. Choć codzienne operacje wymagają uwagi, nadmierne skupienie się na bieżących problemach może zaburzyć długoterminowy rozwój firmy.

Ciągłe gaszenie pożarów oznacza reagowanie na trudności w momencie, gdy już się pojawiają, zamiast skutecznie przeciwdziałać ich wystąpieniu. Na ten temat stworzyliśmy cały artykuł. Zachęcamy Cię do zapoznania się z nim.Taka postawa, choć pozornie niezbędna, jest daleka od efektywnego zarządzania strategicznego. Dlaczego? Ponieważ w praktyce odwraca uwagę przedsiębiorcy od szerokiej perspektywy.

Jednym z największych problemów wynikających z takiego podejścia jest brak możliwości przewidywania sytuacji kryzysowych. Na przykład sytuacje takie jak nagłe odejście kluczowego pracownika, awaria istotnego systemu czy nawet zatory płatnicze mogłyby być skutecznie rozwiązane dzięki odpowiednim strategiom zarządzania.

Jednak w praktyce firmy, które nie przeznaczają czasu na analizowanie potencjalnych zagrożeń oraz planowanie działań naprawczych, zmuszone są ograniczać swoje działania do doraźnego ratowania zasobów.

Z jednej strony jesteśmy świadomi, że problemy w firmie nigdy całkowicie nie znikną. W końcu prowadzenie biznesu, to praca na „żywym organizmie”. Z drugiej jednak strony odpowiednie zarządzanie strategiczne pozwala minimalizować wpływ nagłych wydarzeń na bieżącą działalność.

Przyjrzyjmy się zatem jakie konsekwencje wynikają z braku długoterminowej wizji:

Brak odpowiednich procedur – Kiedy działamy tylko tu i teraz, nie myśląc w przód, nie poświęcamy czasu na standaryzację. Chociaż początkowo utworzenie procedur wymaga poświęcenia czasu, to jet to inwestycja, która zwraca się z nawiązką.
Wypalenie zespołu – Ciągłe zarządzanie w trybie kryzysowym demotywuje pracowników, powodując frustrację i zmniejszenie zaangażowania.

Straty finansowe – Bez strategii wzrostu firma może tracić zarówno czas, jak i pieniądze, reagując na problemy, które z odpowiednim planowaniem można by było przewidzieć.
Zahamowanie innowacji – Gdy przedsiębiorstwo skupia się na bieżących wyzwaniach, brakuje przestrzeni na rozwiązania kreatywne i wprowadzenie nowych procesów.
Ciągłe gaszenie pożarów ma również silny wpływ na relacje w zespole. Menedżerowie zanurzeni w codziennych działaniach, bez wypracowania jasnej strategii zarządzania zasobami ludzkimi, mogą nie zauważać potrzeb pracowników, co prowadzi do ich zmniejszonego zaangażowania. Co więcej, atmosfera napięcia ogranicza otwartą komunikację i sprzyja powstawaniu konfliktów.

Jak więc przerwać to błędne koło? Kluczem do zmiany jest wprowadzenie przemyślanych strategii zarządzania, które pozwolą na wczesne diagnozowanie problemów oraz systematyczne monitorowanie kluczowych procesów w firmie. Procesy te powinny być wspierane przez odpowiednio delegowane zadania, co umożliwi liderowi skupienie na działaniach o kluczowym znaczeniu.

Tworzenie sztuki dla sztuki, czyli kiedy strategia nie przekłada się na faktyczne działania firmy

Jednym z kluczowych błędów, które pojawiają się w procesie budowania strategii, jest podejmowanie działań wyłącznie na pokaz. W praktyce oznacza to opracowywanie rozbudowanych planów biznesowych, które same w sobie wyglądają imponująco, ale nie mają realnego przełożenia na codzienną działalność firmy. Tego rodzaju strategie pozostają jedynie teorią, a ich wdrożenie nie jest ani planowane, ani egzekwowane. W efekcie dokumenty, które mogłyby pełnić rolę drogowskazów rozwoju firmy, stają się jedynie ozdobą w relacjach z partnerami czy inwestorami. Problem “strategii dla strategii” często dotyczy organizacji, które chcą podkreślić swoją profesjonalność, ale brakuje im zasobów (czasowych, finansowych lub ludzkich), aby faktycznie przełożyć te plany na działania.

Strategia zarządzania zasobami ludzkimi jest tutaj dobrym przykładem. Często przedsiębiorstwa tworzą szczegółowe wytyczne związane z rozwojem pracowników, jednak w rzeczywistości brakuje im środków na szkolenia czy mechanizmów, które mogłyby monitorować efektywność podejmowanych działań. W praktyce pojawia się dystans między „chcę” a „mogę”, który skutkuje niezadowoleniem zespołu i zatrzymaniem rozwoju wewnętrznego firmy.

Dlaczego tak się dzieje?

Głównym powodem jest skupienie na pozorach zamiast na skuteczności. Dokumenty strategiczne powstają, aby spełnić oczekiwania zewnętrzne – czy to inwestorów, klientów, czy partnerów. Firmy koncentrują się na wyglądzie swoich planów, przypisując mniejsze znaczenie ich funkcjonalności i osadzeniu w rzeczywistości. W rezultacie nie uwzględnia się kluczowych elementów, takich jak harmonogramy wdrożenia, wskaźniki efektywności czy potrzeba zaangażowania zespołu.

Tego rodzaju podejście może wiązać się z krótkoterminowymi korzyściami wizerunkowymi, ale z czasem staje się istotną barierą dla trwałego rozwoju organizacji. Należy pamiętać, że zarządzanie strategiczne to proces, w którym liczy się praktyka, a nie forma.

Kluczowe jest zadanie sobie pytania: czy dokument strategiczny wspiera rozwój firmy, czy jedynie istnieje jako sztuka dla sztuki? Warto skupić się na kilku aspektach, które pozwalają firmie uniknąć wpadnięcia w tę pułapkę:

Ustalanie priorytetów – Stworzenie krótkiej listy najważniejszych celów, które mają realny wpływ na codzienne działania.
Zaangażowanie zespołu – Tworzenie strategii razem z pracownikami, którzy będą brali udział w jej realizacji.
Określenie mierzalnych wyników – Wyznaczanie wskaźników efektywności, które pozwolą śledzić postępy i wprowadzać ewentualne modyfikacje.
Regularna aktualizacja – Strategia powinna być dokumentem żywym – zmieniającym się w odpowiedzi na nowe wyzwania oraz sytuację rynkową.
Przekładanie teorii na praktykę – Opracowanie konkretnych działań oraz zasobów potrzebnych do ich realizacji. Ignorowanie potrzeby autentycznych działań wynikających ze strategii wpływa destrukcyjnie na całą organizację. Pracownicy szybko zauważają brak spójności pomiędzy deklaracjami a rzeczywistością, co prowadzi do utraty zaufania. Ponadto brak realnych rezultatów ogranicza zdolność firmy do utrzymania konkurencyjności na rynku.

Jak Twoja firma podchodzi do kwestii zabezpieczania zasobów, które umożliwiają realizację stworzonych planów? Czy strategia w Twoim przedsiębiorstwie rzeczywiście działa, czy może jedynie wygląda dobrze na papierze?

Brak zabezpieczenia zasobów

W procesie budowania i wdrażania skutecznych strategii jednym z częstszych błędów jest brak zabezpieczenia zasobów niezbędnych do realizacji założonych celów. Zasoby te obejmują nie tylko kapitał finansowy, ale również czas liderów, zaangażowanie zespołu oraz dostęp do odpowiednich narzędzi. Kiedy firma nie uwzględnia tych elementów w swoich planach, strategie zaczynają się chwiać, co utrudnia osiągnięcie zamierzonych rezultatów.

Dlaczego dochodzi do takich zaniedbań?

W wielu przypadkach problem wynika z nadmiernej koncentracji na ambitnych celach, które przewyższają aktualne możliwości organizacji. Przykładowo, firma może planować intensywną ekspansję na nowy rynek, ale nie uwzględnia wystarczającej liczby pracowników potrzebnych do wsparcia tego procesu, co prowadzi do przeciążenia zespołu. W innych przypadkach zarząd planuje wprowadzenie innowacyjnych narzędzi, pomijając szkolenie, które umożliwiłoby ich efektywne wdrożenie.

Skutki takich niedociągnięć mogą być dotkliwe zarówno na poziomie strategicznym, jak i operacyjnym:

Spowolnienie realizacji planów – Brak wystarczających zasobów powoduje opóźnienia, które obniżają tempo rozwoju firmy.
Nerwowość w zespole – Przeciążeni pracownicy tracą motywację, a napięcie w relacjach utrudnia efektywną współpracę.
Nieuzasadniony wzrost kosztów – Planowanie bez odpowiedniego zabezpieczenia zasobów wiąże się z większym ryzykiem błędów, które mogą pociągać za sobą konsekwencje finansowe.

Ograniczenie innowacji – Firma bez odpowiedniego zaplecza rezygnuje z bardziej śmiałych działań, wybierając jedynie opcje bezpieczne.
Utrata koncentracji – Zarząd, zmuszony do „równania w biegu”, przestaje skupiać się na zarządzaniu strategicznym, koncentrując się jedynie na rozwiązywaniu problemów operacyjnych.

Jak temu zaradzić?

Kluczowe jest odpowiednie przygotowanie i realistyczne podejście do możliwości firmy. Przede wszystkim każda strategia powinna zawierać dokładną analizę obecnych zasobów i plan ich rozwoju. Pomocne może być przestrzeganie kilku zasad:

Prioratyzacja celów – Skupienie się na mniejszych, możliwych do osiągnięcia zadaniach przed wdrożeniem większych projektów.
Regularna ocena dostępnych zasobów – Upewnianie się, że zarówno czas, jak i budżet są dostosowane do realizowanych działań.
Inwestowanie w zespół – Zabezpieczenie czasu i funduszy na szkolenia i rozwój pracowników.
Rezerwa finansowa i technologiczna – Planowanie budżetu tak, by zawsze zawierał margines na nieprzewidziane trudności.
Wdrożenie narzędzi wspierających automatyzację procesów – To pozwala zaoszczędzić czas i energię, zwłaszcza przy powtarzalnych zadaniach.

Podczas wdrażania strategii zdarzają się trudności związane z niewystarczającym zaangażowaniem zespołu lub przeciążeniem liderów. Warto wtedy przypomnieć o tym, że zabezpieczenie zasobów nie jest luksusem, ale fundamentem umożliwiającym wdrażanie efektywnych strategii zarządzania zasobami ludzkimi oraz innych procesów.

Czy Twoja firma uwzględnia wszystkie niezbędne zasoby w sporządzanych planach? Jak staracie się eliminować ryzyko związane z tym obszarem? Warto odpowiedzieć na te pytania, ponieważ rzetelna analiza tego tematu przybliża Cię do skuteczniejszego zarządzania organizacją.

Brak monitorowania i zarządzania działaniami

Skuteczne zarządzanie firmą wymaga regularnego monitorowania działań oraz elastyczności w dostosowywaniu strategii. Niestety, wiele firm nie przykłada wystarczającej wagi do tej fazy zarządzania strategicznego, co prowadzi do licznych problemów. Brak systematycznego śledzenia postępów może skutkować pominięciem ważnych sygnałów ostrzegawczych, które mogą wpłynąć na realizację kluczowych celów.

Jednym z najczęstszych błędów jest założenie, że strategia raz wdrożona będzie działała skutecznie bez potrzeby jej modyfikacji.

W rzeczywistości, otoczenie biznesowe zmienia się dynamicznie, wymagając regularnej weryfikacji założeń i dostosowywania ich do nowych realiów. Na przykład, firma może nie zauważyć, że zmiana oczekiwań klientów wymusza modyfikacje procesów, a niedopatrzenia w tej kwestii mogą doprowadzić do spadku sprzedaży. Podobnie, brak monitorowania wyników pracy zespołu może powodować problemy z utrzymaniem motywacji i zaangażowania.

Dlaczego monitorowanie i zarządzanie są tak istotne?

Identyfikacja problemów na wczesnym etapie – Regularne śledzenie postępów pozwala wychwycić sygnały ostrzegawcze, takie jak opóźnienia realizacji projektów czy rosnące koszty.
Optymalizacja zasobów – Dzięki monitorowaniu możliwe jest właściwe rozdysponowanie czasu, finansów i kompetencji pracowników tam, gdzie są najbardziej potrzebne.
Adaptacja do zmian – Zarządzanie strategiczne wymaga elastyczności, a bieżące analizy pomagają zaktualizować cele i metody w odpowiedzi na nowe wyzwania.
Pomiar efektywności – Wyznaczenie wskaźników (np. KPI) umożliwia ocenę, czy firma odpowiada na potrzeby rynku w zadowalający sposób.
Minimalizacja ryzyka – Kontrola pozwala reagować na sytuacje kryzysowe zanim przerodzą się w kosztowne problemy.

Przede wszystkim należy zainwestować czas w zaplanowanie procesu zarządzania, który uwzględni:

Regularne przeglądy postępów – Spotkania podsumowujące realizację strategii powinny odbywać się w określonych odstępach czasowych, co pozwoli wyciągnąć wnioski na przyszłość.
Ustalenie wskaźników efektywności – Kluczowe metryki pomogą ocenić, czy firma zmierza w dobrym kierunku.

Opinie pracowników – Zaangażowanie zespołu w ocenę działań zwiększa szansę na wykrycie potencjalnych problemów wcześniej.
Proaktywną analizę ryzyk – Uwzględniając potencjalne przeszkody, firma może opracować rozwiązania alternatywne.

Finalnie, monitorowanie nie powinno być celem samym w sobie. To narzędzie, które daje informacje niezbędne do wprowadzenia działań naprawczych i przygotowuje firmę na kolejne etapy rozwoju.

A jak jest w Twoim przypadku?

Czy procesy w Twojej firmie są regularnie analizowane i dostosowywane do zmieniających się realiów rynku?

A może wpadniesz do naszego Newsletter’a ?

Co słychać na łączach? Odbieraj od nas regularne nowinki i case study na temat aplikacji i możliwości AI w Twojej firmie!

Zapisując się, zgadzasz się na przechowywanie i przetwarzanie Twoich danych. Zgodnie z zasadami naszej polityki prywatności.

Nic się nie martw, bezpieczeństwo Twoich danych to dla nas podstawa 🙂

Wyszukaj produkt

Kategorie

Tagi

5 błędów w opracowywaniu strategii firmy

Kiedy szef chce wszystko zrobić sam

Ciągłe gaszenie pożarów

Tworzenie sztuki dla sztuki, czyli kiedy strategia nie przekłada się na faktyczne działania firmy

Brak zabezpieczenia zasobów

Brak monitorowania i zarządzania działaniami

Autor artykułu: Patryk Cichorczyk

Cyfrowa transformacja w administracji – jak uprościć działania urzędów i NGO?

Jak wdrożyć automatyzację sprzedaży i obsługi klienta?

Czy Cyfryzacja Procesów Biznesowych To Klucz do Twojego Sukcesu?

Kontakt

Strony