Co to jest notacja BPMN?

Co to jest notacja BPMN?

Czy zmagasz się z chaosem w procesach biznesowych? Szukasz sposobu na lepsze zarządzanie i optymalizację swojego workflow? Wspólnie przyjrzyjmy się jednemu z rozwiązań, które może okazać się dla Ciebie przydatną alternatywą. 

Weźmy dziś na tapet pytanie czym jest BPMN, dlaczego warto się zainteresować tym narzędziem i jak skutecznie go wdrożyć?

  1. Czym jest notacja BPMN? 
  2. Dlaczego BPMN jest ważne dla Twojej firmy? 
  3. Elementy notacji BPMN
  4. Jak skutecznie używać BPMN? 
  5. Plusy i minusy korzystania z BPMN

Czym jest notacja BPMN?

Notacja BPMN, czyli Business Process Modeling Notation, to jeden z najbardziej popularnych standardów notacyjnych do modelowania procesów biznesowych. Umożliwia on wizualne przedstawienie sekwencji działań, przepływów pracy oraz interakcji między różnymi elementami procesu w sposób zrozumiały dla wszystkich interesariuszy. 

Dzięki swojej uniwersalności BPMN jest szeroko stosowany w zarządzaniu procesami biznesowymi, gdzie ich mapowanie i automatyzacja odgrywają kluczową rolę. Sprzyja dokładnej analizie procesu oraz zapewnia przejrzystość wizualną, a co za tym idzie, po pierwsze ułatwia zrozumienie procesu, a następnie wskazuje jakie jego etapy powinny być zoptymalizowane.

BPMN jest więc narzędziem, które wspiera zarówno zarządzanie procesowe, jak i automatyzację biznesu. Co więcej, dzięki notacji BPMN można unikać błędów i wąskich gardeł, które mogą pojawić się w trakcie realizacji różnych zadań. 

Jednym z głównych atutów notacji BPMN jest jej zdolność do integracji z różnymi narzędziami informatycznymi, co sprawia, że jest bardzo przydatna w kontekście automatyzacji procesów biznesowych. Dzięki BPMN organizacje mogą lepiej zarządzać swoimi zasobami, ograniczać straty i zwiększać efektywność działalności.

Ponadto, notacja ta ułatwia komunikację między działami IT a biznesem.

Warto również zaznaczyć, że notacja BPMN nie wymaga zaawansowanej wiedzy technicznej, by być efektywnie wykorzystywaną. Z jednej strony BPMN jest narzędziem zaawansowanym technologicznie, z drugiej zaś – stosunkowo prostym w obsłudze.

Dlaczego BPMN jest ważne dla Twojej firmy?

Notacja BPMN, to uniwersalny język używany do modelowania procesów biznesowych. Nie tylko usprawnia zarządzanie procesowe, ale także pozwala na lepszą komunikację między działami IT i biznesu, które często mają różne podejścia i używają różnej terminologii. BPMN działa jak most, ułatwiając zrozumienie różnych perspektyw i przyspieszając workflow.

Za pomocą BPMN można zyskać szereg korzyści:

  • Lepsza transparentność procesów – Każdy etap procesu jest jasno określony, co pozwala na łatwiejsze zrozumienie i zarządzanie. 
  • Efektywność operacyjna – Dzięki lepszemu zarządzaniu procesami, możliwe jest unikanie nieefektywności i strat związanych z błędami ludzkimi.
  • Szybsze wdrożenie zmian – Możliwość szybkiego reagowania na zmieniające się warunki rynkowe oraz innowacje technologiczne.
  • Szybsze reakcje na zmiany rynkowe – Dzięki BPMN, firmy mogą szybciej reagować na zmieniające się warunki rynkowe. Umożliwia to elastyczność i zdolność do wprowadzania innowacji bez zbędnych opóźnień. Mapowanie procesów biznesowych z wykorzystaniem BPMN ułatwia dostosowanie się do nowych wymogów, co w konsekwencji wspiera długoterminowy rozwój firmy.
  • Lepsza komunikacja między działami – Opierając się na przejrzystych diagramach, BPMN ułatwia komunikację między różnymi działami w organizacji. Działy IT i biznesu mogą lepiej współpracować, dzięki czemu mapowanie procesu staje się bardziej zrozumiałe dla wszystkich interesariuszy. Ta wspólna platforma komunikacyjna minimalizuje ryzyko nieporozumień. 

Implementacja tej notacji przyniesie wiele korzyści, ale należy również pamiętać, że może wymagać pewnej krzywej uczenia się, zwłaszcza w firmach, które nie miały wcześniejszego doświadczenia z zarządzaniem procesami.

Elementy notacji BPM

  • Baseny (pool) i tory (lane) – Basen symbolizuje uczestników danego procesu, a z kolei tor, znajduje się wewnątrz basenu i odzwierciedla działania przypisane np. do danej osoby. Ma to na celu wskazać kto jest odpowiedzialny za daną część procesu.

Grafika pochodzi ze strony www.it-consulting.pl

  • Elementy przepływu (zdarzenia, działania, bramki) – Krótko mówiąc, są to aktywne elementy, które definiują przebieg całego procesu, a po połączeniu ze sobą, tworzą przepływ pracy. Wśród elementów możemy wyróżnić zdarzenia/wydarzenia, aktywności/działania i bramy. 

Grafika pochodzi ze strony www.it-consulting.pl

Zdarzenia odpowiadają za uruchomienie, zakończenie lub modyfikacje procesu. Oznaczone są jako okręgi, zawierające symbole.

Aktywności to konkretne prace wykonywane w ramach przebiegu procesu. Przedstawiane są jako prostokąty o zaoblonych wierzchołkach.
Bramki mają za zadanie graficznie przedstawić kontrolę przepływu procesów. Oznaczane są jako romby.

  • Łączniki – Nazywane też “elemantami łączącymi” i mają za zadanie połączyć kolejne elementy przepływu

Grafika pochodzi ze strony www.it-consulting.pl

  • Dokumenty – Dane generowane w trakcie trwania procesu biznesowego.

Grafika pochodzi ze strony www.it-consulting.pl

Jak skutecznie używać notacji BPMN?

Spróbujmy się przyjrzeć kluczowym krokom i zasadom, które pomogą w zastosowaniu notacji BPM:

  • Zidentyfikuj kluczowe procesy biznesowe – Najważniejszym krokiem jest zidentyfikowanie procesów, które wymagają mapowania. Może to być zarówno prosta sekwencja działań, jak i bardziej złożone interakcje między różnymi działami. Skuteczne zarządzanie procesowe zaczyna się od precyzyjnego zrozumienia, jakie procesy są krytyczne dla działalności firmy.
  • Używaj przejrzystych i prostych diagramów – Diagramy BPMN powinny być klarowne i łatwe do zrozumienia przez wszystkich. Unikaj nadmiernej złożoności i skoncentruj się na kluczowych elementach procesów. Prostota w diagramach pozwala na lepsze zrozumienie i szybkie dostrzeżenie wąskich gardeł oraz obszarów do optymalizacji, co jest kluczowe dla automatyzacji procesów biznesowych firmy. 
  • Organizuj szkolenia zespołu – Inwestycja w szkolenie pracowników z zakresu BPMN jest niezbędna. Im lepiej zespół zrozumie narzędzie, tym bardziej efektywnie będzie je stosować w codziennej pracy. Odpowiednia wiedza i umiejętności personelu w zakresie BPMN przekładają się na lepsze zarządzanie procesami biznesowymi i automatyzację biznesu.
  • Wykorzystuj narzędzia wspierające BPMN – Różne techniki i narzędzia, takie jak diagramy swimlane, mogą znacznie ułatwić zrozumienie odpowiedzialności za poszczególne etapy procesu. Używanie tych narzędzi zwiększa efektywność zarządzania procesami biznesowymi i pomaga w identyfikacji obszarów do automatyzacji. 
  • Regularnie weryfikuj i optymalizuj procesy – Mapowanie procesów biznesowych jest dynamicznym działaniem. Regularna weryfikacja i analiza diagramów BPMN pozwala na ciągłe doskonalenie procesów, identyfikowanie nowych obszarów do optymalizacji oraz wprowadzanie niezbędnych zmian. Skuteczna automatyzacja biznesu wymaga ciągłego doskonalenia zarządzania procesowego. 

Plusy i minusy korzystania z BPMN

BPMN, to narzędzie pełne możliwości, ale jak każde rozwiązanie, ma zarówno swoje zalety, jak i wady. Poniżej znajdują się główne korzyści i wyzwania związane z jego stosowaniem. 

Zalety BPMN

  • Uniwersalność – BPMN to standard akceptowany na całym świecie, co umożliwia współpracę z międzynarodowymi partnerami. 
  • Skalowalność – Od prostych diagramów po złożone mapy procesów, BPMN sprawdza się w różnorodnych projektach. 
  • Przejrzystość – Ułatwia zrozumienie procesów na różnych poziomach organizacji. 
  • Optymalizacja – Pomaga w identyfikowaniu efektywnych i potencjalnie problematycznych obszarów.
  • Współpraca – Umożliwia lepszą komunikację między działami IT a biznesem, co jest kluczowe w zarządzaniu procesami biznesowymi.

Wyzwania BPMN

  • Krzywa uczenia się – Dla osób, które nie miały wcześniej doświadczenia z mapowaniem procesów, nauka BPMN może być czasochłonna. 
  • Skupienie na szczegółach – Nadmierne szczegóły w diagramach mogą utrudniać ich zrozumienie. 
  • Narzucenie zewnętrzne – Osoby spoza zespołu zarządzającego mogą mieć trudności z przystosowaniem się do nowej metodologii. Mimo to, dobrze zaplanowana automatyzacja procesów biznesowych firmy może złagodzić te obawy. 

BPMN to narzędzie, które może znacznie poprawić wyniki operacyjne. Dzięki precyzyjnemu mapowaniu procesów możliwa jest lepsza optymalizacja i automatyzacja. Nawet gdy proces wdrażania jest czasochłonny, efekty są tego warte. Przejrzystość osiągnięta dzięki BPMN wspiera zarządzanie procesowe. 

W formie uzupełnienia, chcielibyśmy odesłać Cię do kontynuacji wątku na temat zarządzania procesami. W końcu zrozumienie procesów, czynności, zależności między nimi, a dalej idąc podziału odpowiedzialności i wskaźników – to wszystko tak naprawdę jedna spójna całość, która zapewnia bardziej stabilny grunt dla funkcjonowania firmy i Twojego zespołu.

Zobacz przykłady aplikacji AI dla Twojego biznesu

A może wpadniesz do naszego Newsletter’a ?

Co słychać na łączach? Odbieraj od nas regularne nowinki i case study na temat aplikacji i możliwości AI w Twojej firmie!

Zapisując się, zgadzasz się na przechowywanie i przetwarzanie Twoich danych. Zgodnie z zasadami naszej polityki prywatności.

Nic się nie martw, bezpieczeństwo Twoich danych to dla nas podstawa 🙂

Picture of Autor artykułu: Patryk Cichorczyk

Autor artykułu: Patryk Cichorczyk

Pasjonat doskonalenia funkcjonowania firm oraz czytania książek. Z tego punktu rozwinął swoją ścieżkę w kierunku tworzenia aplikacji typu no-code oraz low-code z wbudowanymi funkcjonalnościami AI.

Facebook Youtube Linkedin

Przenieś swój biznes w cyfrową przyszłość.

Kontakt

ul. Lipowa 3D, 30-702 Kraków

+48 570 009 774

biuro@processapp.pl