Czym jest metoda 5 Why?

Czym jest metoda 5 Why?

Czy zdarza Ci się, że mimo wielu prób nie udaje Ci się dotrzeć do prawdziwych źródeł problemów w Twojej firmie? Czy jako menadżer lub kierownik czasem widzisz, że efektywność działań ukierunkowanych na rozwiązywanie trudności wydaje się niewystarczająca? Mamy dla Ciebie podpowiedź. Może to nie będzie coś skrajnie przełomowego, ale na pewno cenna wskazówka jak dostać się do samego serca problemu. 

O czym mowa? O metodzie 5 Why!

Przygotowaliśmy dla Ciebie przewodnik, który pomoże Ci zrozumieć i wdrożyć tę metodę.

Spróbujmy przejść wspólnie przez następujące elementy:

  1. Trudności w identyfikacji przyczyn problemów 
  2. Co daje metoda 5 Why w analizie przyczyn? 
  3. Jak skutecznie zastosować metodę 5 Why? 
  4. 5 korzyści z zastosowania metody 5 Why 
  5. Automatyczne 5Why – analiza w aplikacji Wizjer

Trudności w identyfikacji przyczyn problemów

W życiu każdej firmy pojawiają się sytuacje, podczas których pomimo analiz i dyskusji, źródło problemu pozostaje ukryte. Rutynowe podejście często prowadzi do powierzchownej analizy, co skutkuje ograniczeniem działań do leczenia objawów, a nie przyczyn schorzenia. Jak zatem podejść do tego typu sytuacji? Pierwszym krokiem jest uświadomienie sobie, że jako ludzie mamy tendencję do skupiania się na łatwych odpowiedziach. Takie podejście bywa mylące, gdyż żadna machina, zwłaszcza biznesowa, nie składa się z pojedynczych, wyizolowanych elementów, lecz z wielu skomplikowanych zależności. Kluczowe w procesie diagnostycznym są zatem głębsze poszukiwania. Pytanie “Dlaczego?” powinno stać się mantrą każdego działu – od szeregowych pracowników aż po szczeble menedżerskie. Ale czy wystarczy tylko pytać? Czy jest jakaś metoda, która pozwoli nam szybko i skutecznie dotrzeć do epicentrum problemu? Jak można przejść od szerokiej perspektywy do konkretnych, działających rozwiązań? 

Przyjrzyjmy się, co daje metoda 5 Why w analizie przyczyn.

Co daje metoda 5 Why w analizie przyczyn?

Stosowanie metody 5 Why jest jak posiadanie detektywistycznego narzędzia, które pomaga przeniknąć przez mgłę powierzchownych odpowiedzi i dotrzeć do prawdziwej esencji problemu. Proces kwestionowania, warstwa po warstwie, ujawnia powiązania między różnymi elementami sytuacji, które na pierwszy rzut oka mogły wydawać się niepowiązane. 

Wykorzystanie metody 5 Why polega na ciągłym zadawaniu pytania „Dlaczego?” – aż do momentu, gdy odkryjemy rdzeń problemu.

Wydaje się to dziecinnie proste, z resztą sam proces dopytywania może przypominać właśnie dziecięcą ciekawość. Ważne w tym wszystkim, abyś przestrzegł swój zespół i pamiętał o pewnej nadrzędnej zasadzie. Pytamy “Dlaczego?”, aż odkryjemy rdzeń problemu…niby tak, ale bardzo ważne są też dodatkowe bramki weryfikacyjne. Po co? Abyś Ty i Twoi pracownicy mogli się wzajemnie sprawdzić, czy czasem w swojej serii pytań, nie odeszliście od sedna sprawy. Wejdźmy teraz trochę głębiej w poziom analizy.

Zacznijmy od prostego przykładu. Maszyna w fabryce nagle przestaje działać. Pierwsze „Dlaczego?” ujawnia, że bezpiecznik się przepalił. Kontynuując pytania, dochodzimy do odkrycia, że źródłem problemu był przeciążony obwód elektryczny, a kolejne warstwy analizy mogą ujawnić potrzebę zaplanowania regularnej konserwacji czy przeglądów instalacji elektrycznej. Zapytasz pewnie jak ten proces wpływa na wydajność i jakość pracy w firmie? Czy rzeczywiście może przynosić rozwiązania, które są trwałe i efektywne? Odpowiedzi znajdziesz w dalszej części artykułu, a teraz przeprowadzimy Cię przez praktyczne zastosowania i korzyści płynące z metody 5 Why. 

Jak skutecznie zastosować metodę 5 Why?

Efektywne wykorzystanie metody 5 Why wymaga przede wszystkim systematyczności i otwartości umysłu. To nie tylko seria pytań, to strategia dążenia do prawdy ukrytej pod powierzchnią oczywistości. Jak więc wykorzystać pełny potencjał tej techniki?

  1. Na początek, zbierz zespół, którego dotyczy dany problem – to oni będą Twoimi żołnierzami w starciu z wyzwaniem. 
  2. Następnie, rozpocznijcie serię pytań „Dlaczego?” od najbardziej oczywistego punktu. Prowadźcie dialog, aż każde możliwe „Dlaczego?” zostanie zadane i odpowiednio rozwinięte. 
  3. Zaangażuj zespół – niech każdy członek ma swój wkład w proces. 
  4. Dokumentuj każde „Dlaczego?” i udzielone odpowiedzi – to pozwoli na późniejsze śledzenie ścieżki procesu.
  5. Nie unikaj odpowiedzi, które wskazują na powiązania między oddziałami firmy – czasami odpowiedź leży w miejscu, o którym byście nie pomyśleli.
  6. Pytaj do skutku, ale pamiętaj o bramkach weryfikacji – nie zadowalajcie się powierzchownymi odpowiedziami. 
  7. Podejdź do problemu jak do historii, której koniec wciąż jest pisany – bądź gotowy na niespodziewane zwroty akcji.

Pamiętaj, że metoda 5 Why to narzędzie, które ma na celu rozwijanie i usprawnianie procedur, a nie szukanie winnych.

Chodzi o to, by każdy kolejny incydent mógł zostać sprofilowany i by w przyszłości, zapobiegać podobnym problemom. Pytanie, które rodzi się teraz, to przede wszystkim, jakie konkretne korzyści mogą wynikać z tego procesu? Co naprawdę zyskujemy, aplikując metodę 5 Why w naszej codziennej pracy? 

Zainteresowany? Przejdźmy zatem bezpośrednio do odpowiedzi!

5 korzyści z zastosowania metody 5 Why

Głęboka analiza przyczyn problemu w firmie może być przepustką do trwałej poprawy i wzrostu efektywności. Przedstawiamy pięć kluczowych korzyści, które przynosi metoda 5 Why:

  • Zwiększenie przewidywalności działań – zrozumienie prawdziwych przyczyn błędów pozwala na uniknięcie ich powtarzania w przyszłości.
  • Poprawa komunikacji w zespole – wspólne rozwiązywanie problemów sprzyja otwartej wymianie myśli i wzmacnia więzi między pracownikami. Dodatkowo jasna komunikacja, to mniejsze prawdopodobieństwo wystąpienia błędów.
  • Optymalizacja procesów – wykrywanie głęboko położonych przyczyn kłopotów umożliwia dokonywanie skutecznych korekt w procesach.
  • Umocnienie podejmowania decyzji – decyzje oparte na głębokiej analizie są bardziej przemyślane i dają lepsze rezultaty.
  • Zmniejszenie kosztów – eliminowanie podstawowych przyczyn problemów zazwyczaj prowadzi do obniżenia kosztów związanych z błędami i awariami.

Rozumiejąc te korzyści, firmy mogą zapobiegać wielu problemom, zanim one w ogóle wystąpią, co jest bezsporną wartością metody 5 Why. Czy jest jednak możliwe jeszcze większe usprawnienie tego procesu, na przykład dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii? Odkryjmy wspólnie, jak automatyczne narzędzie do analizy 5 Why może ułatwić życie specjalistom ds. jakości.

Automatyczne 5Why - analiza w aplikacji Wizjer

O wleczących się spotkaniach z analizą problemów wspominaliśmy ostatnio przewodniku po diagramie Ishikawy, ale to jest dobra pora, żeby odrobinę się powtórzyć. Jako menadżer z pewnością trzymasz pieczę nad pracą Twojego zespołu, zwracając uwagę na to jak pracownicy podchodzą do poszczególnych zadań, ile czasu im to zajmuje, a także jakie przynosi rezultaty. Ta sama sprawa oczywiście dotyczy na pewno też spotkań, podczas których rozwiązujecie problemy. Definiowanie, analiza, ustalanie planów, realizacja zadań, to wszystko trwa. Towarzyszą temu różne dyskusje, szukanie pomysłów, przegrzebywanie danych, próby uruchomienia pokładów twórczości, które szybko ulatują. Prawda?

I teraz skupiając się tylko na procesie analizy problemów, chcieliśmy pokazać Ci przykład, jak wspomóc Twój zespół z wykorzystaniem aplikacji.

Też nie owijając w bawełnę, Wizjer to nasz produkt, aplikacja do której podłączyliśmy funkcjonalność AI. Oprócz zgłaszania i podsumowywania problemów, pomaga ona w kompleksowej realizacji problem solvingu. Ponieważ mieliśmy skupić się głównie na metodzie 5Why pozostańmy na razie przy tym miejscu. Jak to w takim razie wygląda? 

  1. Pracownicy uruchamiają aplikację, wprowadzają problem lub podejmują ten, który został już zgłoszony. 
  2. Uruchamiają projekt rozwiązania.
  3. Uszczegóławiają opis problemu w kilku zdaniach. 
  4. Klikają przycisk analizy, gdzie do wyboru mają opcję stworzenia diagramu Ishikawy lub właśnie metody 5Why.
  5. Aplikacja generuje im swoją propozycję 5Why. 
  6. Na podstawie propozycji, pracownicy uruchamiają własną burzę mózgów, a następnie mogą ponownie zadać polecenie wykonania analizy w oparciu o ich nowe wytyczne. 
  7. W dalszym ciągu czekają na nich sugestie działań naprawczych, zapobiegawczych oraz pogłębiania i częściowej realizacji zadań z projektu (ale o tym innym razem!).

Jeżeli chcesz to po prostu zobaczyć. Nagraliśmy, krótki test działania Wizjera:

Wracając jednak do głównego wątku. Jeśli wasze spotkania i analizy rozwlekają się na długie godziny, gdzie tak naprawdę nie ma to nic wspólnego z efektywnym działaniem, a wręcz staje się kosztem i utraconym potencjałem, istnieją różne opcje na odczarowanie. Jedną z nich jest właśnie automatyzacja. To co jest bardzo ważne, pamiętaj, nie chodzi o zastąpienie burzy mózgów, a o wspomaganie Twojego zespołu. Nie chodzi o zrezygnowanie ze spotkań, a skrócenie ich czasu trwania i wykorzystanie pierwszej najbardziej twórczej chwili Twoich pracowników.

Chcąc jeszcze zebrać to wszystko w całość. Wizjer:

  • Wykorzystuje algorytmy sztucznej inteligencji do prowadzenia dokładnej analizy problemów.
  • Pozwala zespołom na szybkie i skuteczne docieranie do rdzenia problemu bez konieczności ręcznego przechodzenia przez kolejne warstwy pytań.
  • Umożliwia zapisywanie i śledzenie wszystkich przeprowadzonych analiz, co jest nieocenione dla procesu ciągłego doskonalenia.
  • Wspiera decyzje biznesowe poprzez dostarczanie wizualizacji danych i wniosków z analizy. 

Możesz to wszystko sprawdzić sam lub z Twoimi pracownikami zapisując się na bezpłatne DEMO.

Wykonaj własną analizę w aplikacji, przestestuj wersję DEMO.

Podsumowując

Implementacja metody 5 Why w działanie firmy to krok w stronę poprawy jakości, wydajności i skuteczności. To prosta i efektywna technika zadawania pytań, która  pozwala docierać do istoty problemów. Do tego automatyzacja procesu analizy może znacząco przyspieszyć i usprawnić to zadanie. 

Zobacz przykłady aplikacji AI dla Twojego biznesu

A może wpadniesz do naszego Newsletter’a ?

Co słychać na łączach? Odbieraj od nas regularne nowinki i case study na temat aplikacji i możliwości AI w Twojej firmie!

Zapisując się, zgadzasz się na przechowywanie i przetwarzanie Twoich danych. Zgodnie z zasadami naszej polityki prywatności.

Nic się nie martw, bezpieczeństwo Twoich danych to dla nas podstawa 🙂

Picture of Autor artykułu: Patryk Cichorczyk

Autor artykułu: Patryk Cichorczyk

Pasjonat doskonalenia funkcjonowania firm oraz czytania książek. Z tego punktu rozwinął swoją ścieżkę w kierunku tworzenia aplikacji typu no-code oraz low-code z wbudowanymi funkcjonalnościami AI.

Przenieś swój biznes w cyfrową przyszłość.

Kontakt

ul. Lipowa 3D, 30-702 Kraków

+48 570 009 774

biuro@processapp.pl