Działania korygujące - jak poprawić procesy w firmie?

Działania korygujące - jak poprawić procesy w firmie?

Czy Twoja firma miewa trudności z utrzymaniem stałej jakości swoich usług czy produktów? Zastanawiasz się, jak proces kontroli jakości może wpłynąć na rentowność i wizerunek Twojej firmy? Jako przedsiębiorca, zapewne wiesz, że każde zaniedbanie może Cię sporo kosztować. Przyjrzyjmy się więc, dlaczego warto skupić na zapewnieniu oraz kontroli jakości i jakie narzędzia mogą uczynić ten proces bardziej efektywnym.

  1. Jak rozpoznać powracające problemy?
  2. Dlaczego bez reakcji na błędy Twoja firma traci więcej niż myślisz?
  3. Jak wdrażać działania korygujące?
  4. Co zyskasz, wprowadzając systematyczne poprawki?
  5. Czy warto inwestować w rozwiązania poprawiające jakość? Analiza kosztów i korzyści

Jak rozpoznać powracające problemy?

Jako przedsiębiorca, doskonale zdajesz sobie sprawę, że konkurencyjność na rynku wymaga niemalże bezbłędnej realizacji usług i produkcji towarów. Niezależnie od wielkości firmy, ponawianie tych samych błędów w procesie kontroli jakości to sytuacja, której trzeba za wszelką cenę unikać. Dlatego, kluczowe jest rozpoznawanie i rozumienie przyczyn tych dysfunkcji. Rozpoznanie, zapobieganie i wyeliminowanie powtarzających się błędów może być wyzwaniem, ale jest niezbędne dla optymalizacji procesów i zachowania zadowolenia klienta.

Zastanówmy się nad istotą problemu: czy masz system, który pomaga Ci wychwytywać powtarzające się błędy?

Przygotowaliśmy dla Ciebie kilka podpowiedzi odnośnie metod, które można zastosować do identyfikacji i zarządzania powracającymi problemami. To nic odkrywczego, ale na pewno przydatne odświeżenie:

  • Analiza danych i raportów – To pierwsza rzecz od której należy zacząć. Regularne przeglądanie danych operacyjnych i raportów może ujawnić wzorce błędów i problemów. Narzędzia analityczne i oprogramowania do zarządzania danymi są tu nieocenione. Umożliwiają głębszą analizę i identyfikację często występujących niezgodności.
  • System zgłaszania błędów przez pracowników – Stworzenie kultury otwartości, w której pracownicy są zachęcani do zgłaszania problemów, może pomóc w szybkim identyfikowaniu błędów. Ważne jest, aby pracownicy czuli się bezpiecznie, wyrażając swoje wątpliwości, bez obawy o negatywne konsekwencje.
  • Recenzje i feedback od klientów – Regularne zbieranie i analizowanie opinii klientów może dostarczyć cennych wskazówek odnośnie problemów, które są niezauważane wewnątrz firmy, ale odczuwalne przez klientów.

  • Audyty i kontrole jakości – Systematyczne audyty i kontrole jakości mogą pomóc firmie w wyłapywaniu problemów zanim staną się one bardziej rozległe. Te działania powinny być częścią regularnego planu operacyjnego.

  • Spotkania przeglądowe – Regularne spotkania zespołów, podczas których omawiane są problemy i błędy, są świetnym sposobem na wspólne rozwiązywanie problemów i dzielenie się wiedzą na temat tego, co działa a co nie (np.: Koła Jakości, Kliniki jakości, spotkania operacyjne, taktyczne, celowe – poreklamacyjne).

Stosując te metody, można nie tylko rozpoznać powtarzające się problemy, ale także szybko wprowadzać odpowiednie zmiany, minimalizując negatywne skutki dla operacji firmy i jej reputacji.

Dlaczego bez reakcji na błędy Twoja firma traci więcej niż myślisz?

Prowadzenie firmy to nie tylko generowanie zysków, ale także ciągłe zarządzanie ryzykiem. Odpowiedź firmy na identyfikowane błędy w procesie kontroli jakości może mieć bezpośredni wpływ na marżę, zadowolenie klientów i długoterminową przewagę konkurencyjną. To, co może wydawać się drobnym niedociągnięciem, w rzeczywistości często przekłada się na znaczne straty finansowe lub utratę renomy.

Nieodpowiednie zarządzanie jakością może prowadzić do kosztów zmarnowanych surowców, ponownej pracy czy opóźnień w produkcji. Dla małych lub średnich przedsiębiorstw, gdzie zasoby są bardziej ograniczone, skutki niewielkich niedopatrzeń mogą być wyjątkowo bolesne.

Skoncentrujmy się więc na kilku podstawowych obszarach, gdzie brak działań korygujących może ciągnąć za sobą poważne skutki:

  • Przedłużające się problemy z jakością skutkują negatywnym wypływem na klientów. Spadek jakości wpływa na zaufanie do danej marki oraz jej wiarygodność wśród konsumentów. Bez względu na to czy jest to lojalny klient, który może obdarzyć Was nieco większym zaufaniem, czy jest to dopiero kiełkująca współpraca, każda reklamacja może przeważyć szalę goryczy. Szczególnie duże znaczenie ma to w przypadku, w którym Wy jako firma jesteście w środku łańcucha produkcyjnego i Wasze niepowodzenie może popchnąć domino do kolejnych przedsiębiorstw.
  • Błędy produktowe wykryte po dostawie generują koszty serwisowe oraz koszty reklamacji. Jeżeli produkt z wadą nie zostanie wykryty na etapie produkcji, a dopiero po dostarczeniu go do klienta, wygeneruje znacznie więcej dodatkowych kosztów. Przykładowo, produkt nie tylko będzie musiał zostać wymieniony, ale zapłacimy również za jego wysyłkę, powrót, a także poświęcimy czas na cały proces reklamacji, co dodatkowo wpływa na relacje z klientem oraz jego doświadczenia z Twoją marką.
  • Kary, pozwy sądowe, produkcja na stracie – to biorąc w całość kolejna, potencjalna, jeszcze gorsza konsekwencja wcześniejszych potyczek.

Warto zatem pochylić się nad tym jak efektywnie radzić zarówno z bieżącymi, jak i potencjalnymi problemami jakości. Jakie kroki mogą zapobiec eskalacji drobnych błędów w poważne kryzysy?

W następnym rozdziale omówimy strategie, które pomogą wdrożyć niezbędne działania korygujące, by uniknąć takich sytuacji.

Jak wdrażać działania korygujące?

Pora zastanowić się nad praktycznymi krokami, które można podjąć w celu niwelowania powtarzających się błędów w procesie kontroli jakości. Działania korygujące nie muszą być skomplikowane, ale powinny być przemyślane i dostosowane do unikalnych potrzeb i możliwości Twojej firmy.

Źródło problemu

Pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie źródła powtarzających się błędów. Czy to kwestia niejasnych procedur, niewłaściwego przeszkolenia personelu czy przestarzałego sprzętu? Dowiedz się co, tak naprawdę, kryje się za obecnymi nieprawidłowościami. Na ten etap warto poświęcić czas i zająć się nim rzetelnie.

Dlaczego?

Warto upewnić się, że nasze działania naprawcze podejmowane są we właściwych obszarach. Pośpiech w tym momencie może pozornie zaoszczędzić czas, a w przyszłości kosztować nas znacznie więcej.

Analiza

Następnie, należy przeprowadzić analizę przyczynową i opracować plan działań korygujących, które adresują główną przyczynę występowania błędów, nie tylko ich skutki.

Jeśli chcesz przejść przez dokładne etapy prowadzenia analizy oraz prześledzić punkty jej poprawy i podniesienia efektywności, przejdź do dedykowanego poradnika. W nim omawiamy również jak podnieść zaangażowanie pracowników w procesie zmian.

Planowanie

Jak zapewne wiesz, dobry plan, to połowa sukcesu. Kiedy posiadamy kompletną checklistę kroków, które należy podjąć, możemy ze spokojem realizować jej kolejne punkty i sensownie rozplanować je w czasie. Zadbanie o etap planowania gwarantuje ułatwienie i uporządkowanie etapu realizacji.

Pozwól, że przytoczymy obrazowy przykład z zupełnie innej dziedziny.

Wyobraź sobie, że jesteś twórcą filmu. Decydujesz się na stworzenie wielkiego dzieła, ale proces tzw. pre-produkcji traktujesz po macoszemu. Nie upewniłeś się, że masz gotowy scenariusz i storyboard. Zatrudniasz aktorów oraz pracowników wszystkich pionów, startujecie z działaniem i… okazuje się, że podczas pierwszego dnia zdjęciowego zamiast realizować scenę po scenie, ujęcie po ujęciu, zaczynasz szamotać się i decydować na bieżąco o tym jak będą wyglądać poszczególne kadry. Na planie pojawia się popłoch i zamieszanie. Twoi aktorzy zaczynają czuć się niepewnie, przez co nie mogą skupić się na wykonywaniu swojej pracy. Atmosfera upada, ludzie zaczynają się stresować, a przecież to dopiero pierwszy dzień tego trzymiesięcznego projektu…

Możesz sobie wyobrazić, że skoro pierwszego dnia realizacji pojawiłyby się takie problemy, to co byłoby po 7, 30, 50 dniach…?

Podobnie jest z planowaniem działań korygujących w firmie. Najpierw przygotuj porządny plan, a potem zabierz się do pracy. Bądź tak przygotowany, by w momencie rozpoczęcia działania dać otaczającym Cię ludziom poczucie bezpieczeństwa i pewności.

Wdrażanie i monitoring

Po opracowaniu planu, kluczowe jest jego skuteczne wdrożenie w życie oraz regularny monitoring efektów, co pozwoli na szybką reakcję i ewentualne dostosowanie strategii.

Plan jest niesamowicie istotnym elementem każdego działania. Pamiętaj jednak, że nawet najlepszy plan bez jego wdrożenia nie będzie wartościowy. Dlatego podejmij działanie i upewnij się, że na bieżąco możesz monitorować wyniki oraz wprowadzać ewentualne poprawki.

Pamiętaj również, że każde działanie powinno być dokumentowane, co ułatwi śledzenie postępów i udowodnienie skuteczności wprowadzonych zmian. Równie ważny jest ciągły proces doskonalenia, adaptacja do zmieniającego się otoczenia oraz otwartość na nowe metody i technologie, które mogą unowocześnić procesy w Twojej firmie.

Pomyśl jakie korzyści przyniesie Twojej firmie systematyczna analiza oraz wprowadzanie poprawek? Jak działać w tym zakresie, aby nie generować nadmiernych kosztów?

Automatyzacja analizy i planowania działań korygujących

W kontekście prowadzenia analizy, planowania oraz monitorowania działań korygujących, chcielibyśmy pokazać Ci również sposób na jej prowadzenie ze wsparciem automatyzacji.

Weźmiemy na tapet naszą aplikację, chcąc pokazać Ci możliwość prowadzenia ciągłego wsparcia dla Twojego zespołu z wykorzystaniem możliwości sztucznej inteligencji.

Analiza przyczynowo-skutkowa jest podstawą do określenia jakichkolwiek działań, które pozwolą nam naprawić sytuację (usunąć skutek), skorygować stan (wpłynąć na przyczynę), a także docelowo zapobiegać ponownemu wystąpieniu.

Wielokrotnie pewnie zderzyliście się z wielogodzinnymi dyskusjami, przeszukiwaniem danych, burzami mózgów, które traciły zapał po pewnym czasie. Stąd wspomnianym krokiem supportu, ale nie wymiany, może być aplikacja. Na zapowiedzianym przykładzie, Wizjer, obejmuje zgłaszanie problemów, a następnie uruchamianie projektów w celu ich rozwiązania. Każdy projekt z kolei obejmuje natomiast następujące etapy:

  • Utworzenie opisu oraz pogłębianie informacji
  • Analiza problemu z wykorzystaniem diagramu Ishikawy oraz uzupełniająco metody 5 Why. Obydwa elementy są automatycznie tworzone przez podpiętą funkcjonalność AI. Jest to propozycja analizy na podstawie określonego problemu oraz jego opisu, która może być podstawą do uruchomienia burzy mózgów przez zespół. Cykl ten można powtarzać w ramach potrzeb pogłębienia wybranych przyczyn. Jeżeli jesteś ciekawy jak to wygląda możesz sprawdzić krótką prezentację klikając w prezentację
  • Generowanie planu działań korygujących i zapobiegawczych. Znowu etap ten jest elementem działania sztucznej inteligencji w aplikacji. W trakcie spotkania z zespołem możesz dostać listę propozycji działań i na tej podstawie określać własny plan, bądź w pełni poddać się sugestii. Co ważne w tym przypadku, wspomniana lista może pomóc Wam dojść do etapów, które przypadkowo pominęliście, bądź zupełnie o nich nie pomyśleliście. Traktując ją jako drogowskaz Ty oraz Twoi pracownicy możecie znacząco usprawnić etap planowania, a co za tym idzie zwiększyć skuteczność w realizacji zadań
  • Częściowe podpowiadanie i realizacja zadań. Jeśli w wyniku planu zadaniem Twojego pracownika jest poprawienie procedury, bądź stworzenie standardu – aplikacja również wyciągnie pomocną dłoń.

To może być dosyć dużo informacji na raz, dlatego jeśli chcesz zobaczyć jak to wygląda w praktyce, mamy dla Ciebie nagranie z tworzenia sugestii planów korygujących i zapobiegawczych w aplikacji Wizjer.

I jeszcze jedno zdanie na koniec. Skąd nagle przykład automatyzacji?

Nagminną bolączką firm jest planowanie i niedowożenie tematów wewnętrznych. W tej puli znajduje się cały problem solving. Jeśli więc można znaleźć sposób (jakikolwiek) na poprawę skuteczności analizy i planowania, które przełożą się na sprawczość – to jest to krok warty przetestowania.

Co zyskasz, wprowadzając systematyczne poprawki?

Wprowadzenie systematycznych poprawek w procesach biznesowych w Twojej firmie to nie tylko działanie naprawcze. To inwestycja w przyszłą wydajność, redukcję strat i budowę solidnej marki, która jest synonimem jakości. Skupienie się na konsekwentnym usuwaniu niedociągnięć przekłada się na szereg korzyści, które przyniosą wymierne efekty.

Jakie to korzyści?:

  • Zwiększenie efektywności procesów – Poprzez analizę i korygowanie błędów, firma może optymalizować swoje procesy operacyjne. To prowadzi do zmniejszenia marnotrawstwa zasobów i czasu, co bezpośrednio przekłada się na oszczędności finansowe.
  • Poprawa jakości produktów i usług – Regularne działania korygujące zwiększają wiarygodność i satysfakcję klientów, którzy otrzymują produkty lub usługi bez błędów i wad, zwiększając ich lojalność i prawdopodobieństwo ponownych zakupów.
  • Unikanie kosztownych błędów w przyszłości – Systematyczne analizowanie i rozwiązywanie bieżących problemów pomaga w identyfikacji potencjalnych obszarów ryzyka, co może zapobiegać kosztownym kryzysom i awariom w przyszłości.
  • Zbudowanie pozytywnego wizerunku marki – Firm, które skutecznie zarządzają jakością i stale dokonują poprawek, postrzega się jako bardziej niezawodne i godne zaufania. To z kolei może przyciągnąć nowych klientów i otworzyć drzwi do nowych rynków i możliwości biznesowych.
  • Zwiększenie motywacji i zaangażowania pracowników – Pracownicy, którzy widzą, że ich opinie i obserwacje są brane pod uwagę, a firma dokonuje potrzebnych zmian, mogą czuć większą satysfakcję z pracy i być bardziej zaangażowani w swoje obowiązki.

Wprowadzenie systematycznych działań korygujących to inwestycja w przyszłość firmy, która może obronić się przed wieloma negatywnymi skutkami oraz przyczyniać się do jej długoterminowego sukcesu.

Czy warto inwestować w rozwiązania poprawiające jakość? Analiza kosztów i korzyści

Decyzja o inwestycji w poprawę jakości jest momentem, w którym ważysz potencjalne korzyści w stosunku do kosztów. Nie jest to tylko kwestia finansowa, ale również inwestycja w satysfakcję klienta, skuteczność procedur oraz przyszłość Twojej firmy.

Warto pamiętać, że inwestycja w rozwiązania poprawiające jakość często zwracają się z nawiązką.

Mamy dla Ciebie kilka rozwiązań, które mogą znacząco wpłynąć na jakość, oraz przygotowaliśmy analizę potencjalnych kosztów i korzyści z nimi związanych.

Automatyzacja Procesów

  • Koszty – Wymaga zabezpieczenia budżetu na technologie i szkolenia pracowników.
  • Korzyści – Zwiększa precyzję i efektywność operacji, redukuje ludzkie błędy, poprawia szybkość wykonania zadań, co może skutkować zwiększeniem produkcji i niższymi kosztami jednostkowymi. Wspiera zespół i sprzyja uwolnieniu kreatywności pracowników.

System Zarządzania Jakością (QMS)

  • Koszty – Wdrożenie systemu jak ISO 9001 wiąże się z kosztami certyfikacji, szkolenia personelu i czasem poświęconym na dokumentację procesów.
  • Korzyści – Poprawa procesów operacyjnych, zwiększenie zadowolenia klientów, lepsze zarządzanie ryzykiem, co może prowadzić do zwiększenia lojalności klientów i przychodów.

Szkolenia i rozwój pracowników

  • Koszty – Organizacja i przeprowadzenie szkoleń, czas pracy poświęcony na naukę zamiast na produkcję/pracę.
  • Korzyści – Lepsze umiejętności pracowników, zwiększenie ich efektywności pracy, innowacyjność, oraz zmniejszenie błędów i kosztów związanych z niską jakością pracy.

Inwestycje w nowoczesne wyposażenie i technologie

  • Koszty – Zakup nowego sprzętu i technologii często wiąże się z dużymi wydatkami początkowymi.
  • Korzyści – Poprawa jakości produktów, zwiększenie możliwości produkcyjnych, redukcja przestojów, zwiększenie bezpieczeństwa pracy.

Analiza kosztów i korzyści każdego z tych rozwiązań powinna być przeprowadzona indywidualnie przez każdą firmę, w zależności od jej specyfiki, sektora i sytuacji rynkowej. Wiele firm odkrywa, że początkowe inwestycje szybko się zwracają dzięki zwiększeniu efektywności, redukcji kosztów operacyjnych i zwiększeniu satysfakcji klientów, co prowadzi do wzrostu sprzedaży i zysków.

ZAPISZ SIĘ NA DEMO WIZJER

Wdrożenie skutecznych strategii korygujących i systematycznych poprawek jest fundamentem dla stabilności i rozwoju każdej firmy. Zastosowanie praktycznych rozwiązań nie tylko zabezpiecza przed potencjalnymi stratami, ale także pozwala budować zaufanie klientów i zwiększa ich zadowolenie z oferowanych usług czy produktów.

Zobacz przykłady aplikacji AI dla Twojego biznesu

A może wpadniesz do naszego Newsletter’a ?

Co słychać na łączach? Odbieraj od nas regularne nowinki i case study na temat aplikacji i możliwości AI w Twojej firmie!

Zapisując się, zgadzasz się na przechowywanie i przetwarzanie Twoich danych. Zgodnie z zasadami naszej polityki prywatności.

Nic się nie martw, bezpieczeństwo Twoich danych to dla nas podstawa 🙂

Picture of Autor artykułu: Patryk Cichorczyk

Autor artykułu: Patryk Cichorczyk

Pasjonat doskonalenia funkcjonowania firm oraz czytania książek. Z tego punktu rozwinął swoją ścieżkę w kierunku tworzenia aplikacji typu no-code oraz low-code z wbudowanymi funkcjonalnościami AI.

Przenieś swój biznes w cyfrową przyszłość.

Kontakt

ul. Lipowa 3D, 30-702 Kraków

+48 570 009 774

biuro@processapp.pl