Od papieru do chmury – historia cyfryzacji procesów biznesowych – część 2

W latach 80. i 90. XX wieku, zaraz po tym, jak komputery zaczęły być szerzej dostępne.  W środowisku korporacyjnym, zauważyć można było początki rozwoju metod zarządzania procesami biznesowymi, czyli BPM (Business Process Management). Pierwotnie ograniczały się one głównie do prostszego zarządzania przepływem pracy, lecz z czasem zaczęły przybierać postać bardziej złożonych systemów.

Przykłady wczesnych systemów BPM obejmują między innymi:

● ProcessApp – który umożliwił względnie proste mapowanie procesów biznesowych, jednakże miał ograniczone zastosowania w zakresie analizy i optymalizacji.

● MyERP – system, który rozszerzył możliwości zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, dodając moduły do planowania zasobów oraz fakturowania.

Początkowe systemy BPM były zazwyczaj drogie w utrzymaniu i wymagały znacznej wiedzy technicznej do ich wdrożenia, czym różniły się od późniejszych, bardziej zaawansowanych technologii. Mimo to, to one położyły fundamenty dla rozwoju cyfryzacji i automatyzacji procesów w biznesie.

W trakcie tych dekad, jak zauważył raport z 2024 roku, zastosowania systemów BPM ewoluowały od prostego fakturowania do włączania bardziej skomplikowanych algorytmów, które obecnie wspierają zarządzanie projektami, obieg dokumentów oraz klientami.

Podczas gdy niektóre firmy jeszcze wtedy ograniczały się do papierowych systemów zarządzania, inne podjęły kroki w kierunku pełnej transformacji cyfrowej. To przyniosło znaczące zmiany w sposobie, w jaki przedsiębiorstwa obsługują swoje codzienne operacje, a także w jaki wpływają na efektywność i koszt realizowanych projektów.

Tak więc, początkowe systemy BPM, mimo że były ograniczone i kosztowne, odegrały kluczową rolę w kształtowaniu podejść do zarządzania procesami biznesowymi. Doprowadziły do szerszego uznania potrzeby ciągłej cyfryzacji i automatyzacji. Tym samym otwierając drzwi do współczesnych, znacznie bardziej zintegrowanych i efektywnych narzędzi zarządzania procesami. Na przykład, obecnie pomimo istnienia licznych nowoczesnych rozwiązań, wciąż widoczne są wpływy tych pierwszych systemów we współczesnych aplikacjach BPM.

Integracja systemów IT z operacjami biznesowymi stanowi kluczowy etap w cyfryzacji procesów. Organizacje na całym świecie zdają sobie sprawę, że samo posiadanie technologii nie wystarczy. Musi ona być skutecznie wnikliwą w każdy aspekt działania firmy, aby przynosić realne korzyści.

Podczas gdy systemy informatyczne pierwotnie tworzono głównie za względu na potrzeby zarządzania danymi i automatyki, obecnie ich zastosowania są o wiele szersze. Na przykład, w zakresie fakturowania, gdzie tradycyjnie procesy te były czasochłonne i podatne na błędy, obecnie, dzięki zintegrowanym systemom firma może osiągnąć znaczne przyspieszenie i automatyzację tych czynności.

Zastosowanie zintegrowanych systemów IT pozwala także na:

Wsparcie decyzji: Systemy analityczne, integrujące różnego rodzaju dane, umożliwiają lepsze przewidywanie trendów i reagowanie na nie.

Obniżenie kosztów: Automatyzacja procesów redukuje potrzebę angażowania personelu w rutynowe zadania, co przekłada się na mniejsze wydatki operacyjne.

Poprawa bezpieczeństwa: Wdrożenie odpowiednich rozwiązań cyfrowych w obszarze cyberbezpieczeństwa minimalizuje ryzyko ataków i wycieku danych.

Podczas gdy na początku drogi ku cyfryzacji wiele firm koncentrowało się na pojedynczych rozwiązaniach, obecnie trend zmierza w kierunku kompleksowych platform zarządzających wszystkimi aspektami działalności. Pomimo wyzwań, jakie niesie za sobą integracja, takie podejście zdecydowanie się opłaca. Potwierdzają to badania przeprowadzone w Polsce w 2024 roku, które pokazują, że firmy z kompleksowymi systemami IT osiągają lepsze wyniki w porównaniu do tych, które opierają swoje działania na niezintegrowanych rozwiązaniach.

W trakcie transformacji niezbędne jest jednak ciągłe monitorowanie i dostosowywanie systemów IT do zmieniającej się rzeczywistości rynkowej i operacyjnej. Na przykład, szybka reakcja na zmieniające się regulacje prawne w obszarze cyfrowej gospodarki może stanowić różnicę między sukcesem a porażką projektów realizowanych przez organizacje.

W związku z tym, prawidłowa integracja systemów IT pozwala nie tylko zautomatyzować procesy, ale też pomaga w dostosowaniu się do wymagań współczesnej gospodarki i oczekiwań społeczeństwa.

W krajobrazie cyfryzacji procesów biznesowych, rok 2021 przyniósł przełom w postaci szerokiej adaptacji RPA (Robotic Process Automation). Zastosowania tej technologii znacząco przekształciły codzienne operacje wielu firm, czyniąc je efektywniejszymi i bardziej kosztowo opłacalnymi.

Zastosowania RPA w biznesie są zróżnicowane i obejmują:

• Fakturowanie. Automatyzacja wprowadzania danych i obieg dokumentów związanych z fakturowaniem pozwala skrócić czas potrzebny na realizację procesów i zmniejszyć ryzyko błędów.
• Obsługa klienta. Bots potrafią obsługiwać standardowe zapytania klientów, co pozwala pracownikom skupić się na bardziej złożonych zagadnieniach.
• Zarządzanie danymi. RPA usprawnia gromadzenie, porządkowanie oraz analizę danych, co jest kluczowe w erze big data.

W 2024 roku z raportów firm wynika, że wdrożenie RPA może zredukować koszty operacyjne firm nawet o 30%. To demonstruje jaki wpływ może mieć automatyzacja na efektywność finansową przedsiębiorstw. Przykłady firm, które już wykorzystują RPA, pokazują szeroki zakres usprawnień w codziennym funkcjonowaniu, takich jak szybsze procesowanie zamówień czy efektywniejsze zarządzanie zapasami.

Obecnie, prognozuje się, że do 2027 roku rola RPA w życiu codziennym i gospodarce będzie tylko rosła. Z jednej strony, jest to wynik rosnącej świadomości korzyści płynących z automatyzacji, z drugiej strony – presji na zwiększenie produktywności przy jednoczesnych cięciach kosztowych. Ponadto, w kontekście transformacji cyfrowej, RPA jest też postrzegane jako wydajna metoda wsparcia w zarządzaniu cyberbezpieczeństwem, dzięki automatycznemu monitorowaniu systemów i natychmiastowemu reagowaniu na zidentyfikowane zagrożenia.

Podczas gdy RPA wprowadza wiele ulepszeń, istotne jest równocześnie prowadzenie ciągłego szkolenia pracowników w zakresie jego obsługi i utrzymania. Tylko pełne zrozumienie i właściwe użytkowanie tej technologii może przynieść oczekiwane korzyści. W ten sposób, RPA nie tylko przekształca sposób prowadzenia biznesu, ale również zmienia wymagania stawiane pracownikom, przygotowując ich na wyzwania przyszłości.

Przejście od systemów lokalnych do rozwiązań w chmurze, w kontekście cyfryzacji procesów biznesowych, stanowi kluczowe osiągnięcie ostatnich lat. Korporacje i firmy mniejsze rozpoczynają uwzględniać coraz więcej zalet, jakie oferuje chmura, zwłaszcza w zakresie zwiększenia efektywności oraz redukcji kosztów.

Przeanalizujmy, jakie korzyści niesie ze sobą ta zmiana:

– Koszty: Początkowy koszt wdrożenia systemów chmurowych może wydawać się wyższy, jednak w dłuższym okresie pozwala na znaczne oszczędności operacyjne. Firmy nie muszą już inwestować w drogie serwery oraz ich konserwację.

– Dostępność i skalowalność: Chmura umożliwia elastyczność w dostosowywaniu zasobów w zależności od aktualnych potrzeb przedsiębiorstwa, co jest szczególnie przydatne dla dynamicznie rozwijających się biznesów.

– Cyberbezpieczeństwo: Nowoczesne rozwiązania chmurowe są wyposażone w zaawansowane systemy bezpieczeństwa, które pomagają chronić cenne dane przed cyberatakami.

W przeciwieństwie do lokalnych systemów, które często są ograniczone w kontekście aktualizacji i innowacji, chmura pozwala szybko reagować na nowe wyzwania rynkowe. Tak też zastosowania takie jak fakturowanie, zarządzanie projektami czy nawet bardziej złożone procesy mogą być łatwiej aktualizowane i wspierane przez dostawców usług chmurowych. Na przykład, narzędzia takie jak ProcessApp czy MyERP zapewniają przystosowane do konkretnych potrzeb sektorów rozwiązania, które transformują tradycyjne metody zarządzania.

Pomimo tych korzyści, firmy muszą też rozważyć potencjalne wyzwania związane z migracją do chmury, takie jak zapewnienie ciągłości operacji podczas przejścia czy szkolenie pracowników. Obecnie istnieje wiele materiałów i kursów, które pomagają zrozumieć i wykorzystać nowe możliwości.

Podsumowując, adaptacja rozwiązań chmurowych w życiu codziennym staje się fundamentem nowoczesnego biznesu. Przykłady z różnych sektorów, od korporacji po szpitale, pokazują, jak cyfryzacja jest teraz ważnym elementem efektywnej gospodarki. Pomimo początkowych wyzwań, wartości, które oferuje chmura, zdecydowanie wynagradzają początkowy trud.

W dzisiejszych czasach kluczową rolę w transformacji cyfrowej odgrywają AI (sztuczna inteligencja), IoT (Internet rzeczy) oraz Big Data. Przemiany te mają bezpośredni wpływ na efektywność, innowacyjność oraz koszt procesów w przedsiębiorstwach.

Pierwszym przykładem zastosowania nowoczesnych technologii jest automatyzacja fakturowania. Dzięki AI i analizie Big Data, systemy mogą przewidywać terminy płatności, identyfikować potencjalne opóźnienia i optymalizować zarządzanie płynnością finansową. W konsekwencji, przedsiębiorstwa mogą zmniejszyć koszt procesów administracyjnych i poprawić swoje cash flow.

Kolejny trend, to wykorzystanie IoT w monitorowaniu procesów produkcyjnych. Urządzenia podłączone do internetu zbierają dane na temat stanu maszyn i wydajności linii produkcyjnych w czasie rzeczywistym. Pozwala to na szybkie reagowanie na ewentualne usterki oraz optymalizację procesów produkcyjnych, co z kolei skutkuje zmniejszeniem kosztów wytworzenia.

W zakresie zarządzania danymi i ich analizy, Big Data oferuje potężne narzędzia przetwarzania ogromnych ilości informacji, co jest nieocenione dla potrzeb badawczych i rozwojowych. Na przykład, w 2021 roku, wielu liderów branży tech zaczęło wdrażać zaawansowane systemy analityczne, aby zrozumieć zmieniające się wzorce konsumenckie.

Mimo że te technologie oferują liczne korzyści, występują również wyzwania, takie jak kwestie cyberbezpieczeństwa i potrzeba zapewnienia prywatności danych. Z tego powodu, równie ważne jak implementacja nowych rozwiązań jest inwestowanie w odpowiednie środki bezpieczeństwa danych.

Obecnie, wiele firm i instytucji planuje kolejne inwestycje w te technologie, przewidując ich znaczenie dla dalszego rozwoju i konkurencyjności. Tak też, badanie rynku przewiduje, że do 2027 roku wykorzystanie AI, IoT i Big Data stanie się standardem we wszystkich kluczowych sektorach gospodarki, od finansów po zdrowie, co dodatkowo przyspieszy cyfryzację społeczeństwa.