Wyznaczanie właściciela procesu

Wyznaczanie właściciela procesu

Czy Twoja firma zmaga się z brakiem jasności co do właścicieli poszczególnych procesów? Brak sprecyzowanej odpowiedzialności może prowadzić do chaosu i obniżenia efektywności działań. W poniższym artykule przedstawiamy metody i narzędzia, które pomogą w skutecznym wyznaczaniu właścicieli procesów w firmie, wspomagając tym samym jej rozwój i organizację. 

  1. Dlaczego określenie właściciela procesu jest kluczowe? 
  2. Jakie są konsekwencje braku właściciela procesu? 
  3. 5 kroków do skutecznego wyznaczenia właściciela procesu 
  4. Narzędzia wspomagające wyznaczanie właściciela procesów 
  5. Jak zorganizować warsztaty zarządzania procesami?

Dlaczego określenie właściciela procesu jest kluczowe?

W dynamicznym środowisku biznesowym, zarządzanie procesowe to podstawa skutecznego działania. Kluczowym elementem w zarządzaniu procesami jest jasno określony właściciel procesu. Kim zatem jest właściciel procesu? Jest to osoba, która nadzoruje i koordynuje wszystkie działania związane z danym procesem, zapewniając jego ciągłość i efektywność. Bez niego mogą pojawić się problemy takie jak brak odpowiedzialności, opóźnienia, a także trudności w rozwiązywaniu problemów. Właściciel jest odpowiedzialny za monitorowanie, analizę i optymalizację procesów. 

Wyłońmy wspólnie kilka korzyści płynących z posiadania wyraźnie określonych właścicieli procesów. 

Należą do nich: 

  • Zwiększona efektywność – Jedna osoba odpowiada za cały proces w firmie, co umożliwia szybsze podejmowanie decyzji. 
  • Lepsza i transparentna komunikacja – Jasno określone role ułatwiają komunikację między zespołami. 
  • Unikanie konfliktów – Przypisanie odpowiedzialności eliminuje spory o to, kto jest odpowiedzialny za dany etap.
  • Skuteczna kontrola – Stała kontrola nad procesem przez jedną osobę zwiększa jego zgodność z wyznaczonymi celami.

Jak widzisz, przypisanie właściciela do konkretnych procesów ma wiele zalet. Jakie są zatem konsekwencje jego braku? 

Jakie są konsekwencje braku właściciela procesu?

Brak jasno określonego właściciela procesu w firmie prowadzi do różnorodnych problemów. Kiedy odpowiedzialność za zarządzanie procesami jest rozproszona lub niejasno przypisana, organizacja może napotkać liczne trudności, mające wpływ na efektywność i jakość działań. Aby uniknąć takich komplikacji, warto zrozumieć najważniejsze konsekwencje wynikające z braku odpowiedzialności za określone procesy w firmie.

Pierwszą poważną konsekwencją braku właściciela procesu jest chaos organizacyjny. Gdy żadna osoba nie jest przypisana do monitorowania danego procesu, zarządzanie procesami biznesowymi staje się niezwykle trudne. Chaos może przejawiać się w formie nieskoordynowanych działań, powielania zadań czy braku jasności co do kroków, które należy podjąć, bądź nawet braku realizacji poszczególnych kroków. W rezultacie, zarządzanie firmą staje się nieefektywne, a szanse na osiągnięcie zamierzonych celów maleją.

Brak właściciela procesu prowadzi także do opóźnień w realizacji zadań. Jeśli nikt nie odpowiada za monitorowanie postępów, pojawiają się problemy z terminowością. Procesy, które powinny przebiegać sprawnie, napotykają przeszkody i zatory, co wydłuża czas niezbędny do ich zakończenia. Pomimo najlepszego planowania, bez jasno określonej odpowiedzialności, zarządzanie procesowe nie może być w pełni skuteczne.

Kolejnym problemem jest brak odpowiedzialności. W procesie, w którym nie ma przypisanego właściciela, nikt nie czuje się odpowiedzialny za ewentualne niepowodzenia lub problemy. W ten sposób błędy mogą być ignorowane lub przerzucane na innych, co tworzy destrukcyjny klimat w zespole. Możesz napotkać trudności w identyfikowaniu źródła problemów i wprowadzaniu odpowiednich środków naprawczych. 

Brak wyraźnego lidera procesu negatywnie wpływa także na przebieg optymalizacji i automatyzacji procesów biznesowych. Bez osoby odpowiedzialnej za konkretne procesy, trudno jest skutecznie wprowadzać zmiany i udoskonalenia. Automatyzacja procesów biznesowych wymaga ścisłej kontroli i nadzoru, które mogą być zapewnione jedynie przez jasno wyznaczonego właściciela procesu. 

Skoro wiemy już jakie są zalety posiadania właścicieli danych procesów oraz konsekwencje ich braku, zastanówmy się jak skutecznie wyznaczyć właściciela procesu? Jakie kroki należy podjąć, aby to zrobić efektywnie? 

5 kroków do skutecznego wyznaczenia właściciela procesu

  • Mapowanie procesów – Pierwszym krokiem jest dokładne mapowanie procesów. Jest to fundament zarządzania procesami biznesowymi. Mapowanie polega na identyfikacji wszystkich działań w firmie, ich kolejności oraz wzajemnych zależności. Kluczem do sukcesu jest szczegółowy opis każdego procesu, co pozwala na lepsze zrozumienie, które działy i pracownicy są zaangażowani. Zarządzanie procesami staje się prostsze, gdy wszystkie etapy są klarownie zdefiniowane. Ważne jest, aby mapowanie było regularnie aktualizowane. 
  • Określenie kryteriów wyboru właściciela – Kiedy masz już mapę procesów, następnym krokiem jest określenie kryteriów wyboru właściciela. Kryteria te powinny obejmować kompetencje, doświadczenie oraz zdolności do zarządzania procesami. Ważne jest również, aby osoba ta miała odpowiedni autorytet w firmie, co ułatwi wprowadzenie zmian i przyjmowanie odpowiedzialności za proces. Kadra zarządzająca powinna wyznaczyć jasne, mierzalne kryteria, aby zapewnić, że właściciel procesu będzie odpowiednio przygotowany do swojej roli. 
  • Wybór odpowiedniej osoby – Teraz, gdy mamy określone kryteria, czas wybrać odpowiednią osobę. Może to być menedżer lub pracownik, który najlepiej wpisuje się w określone wymagania. Ważne, aby wybór był przemyślany i oparty na rzeczowych argumentach. Zarządzanie firmą wymaga, aby każdy proces miał swojego lidera, który będzie go nadzorować od początku do końca, dbając o jego efektywność. Odpowiednio wybrany właściciel procesu przyczyni się do większej spójności działań i szybszego osiągania celów. 
  • Wprowadzenie formalnych procedur – Po wyborze właściciela procesu warto wprowadzić formalne procedury, które będą regulować jego obowiązki i zakres odpowiedzialności. Automatyzacja procesów biznesowych może wspierać te procedury, ułatwiając kontrolę i monitorowanie postępów. Procedury te powinny być jasno przedstawione i komunikowane wszystkim pracownikom, aby uniknąć nieporozumień. 
  • Kontrola i ocena – Ostatnim krokiem jest systematyczna kontrola i ocena działań właściciela procesu. Zarządzanie procesowe wymaga regularnych przeglądów, aby upewnić się, że wszystko przebiega zgodnie z planem. Kadra zarządzająca powinna regularnie analizować wyniki, zbierać feedback i dokonywać ewentualnych korekt. Kontrola zapewnia nieustanne doskonalenie procesów i umożliwia szybsze reagowanie na pojawiające się wyzwania.

Prawidłowe wyznaczenie właścicieli procesów w firmie jest niezbędne do osiągnięcia efektywności i sukcesu. Są oni odpowiedzialni za nadzór i optymalizację działań, co w dłuższej perspektywie przyczynia się do lepszej organizacji i satysfakcji z pracy.

Narzędzia wspomagające wyznaczanie właściciela procesów

Właściwe narzędzia wspierające zarządzanie procesami nie tylko pomagają w identyfikacji i przypisaniu właścicieli procesów, ale także w ich monitorowaniu i optymalizacji. Automatyzacja procesów biznesowych jest jednym z kluczowych aspektów, które takie narzędzia oferują. Dzięki temu zarządzanie firmą staje się bardziej efektywne i zorganizowane. 

Pierwszą kategorią narzędzi są te do mapowania procesów. Umożliwiają one szczegółowe opisywanie i wizualizację procesów w firmie. Przykłady takich narzędzi to Microsoft Visio, Bizagi Modeler oraz Lucidchart. Dzięki nim proces w firmie staje się bardziej przejrzysty, co ułatwia wyznaczanie odpowiedzialności za poszczególne etapy. 

Druga kategoria to narzędzia do zarządzania projektami, które mogą wspierać zarządzanie procesami biznesowymi. Platformy takie jak Asana, Trello czy Monday.com pozwalają na przypisywanie zadań do konkretnych osób oraz monitorowanie postępów. Dodatkowo, automatyzacja procesów biznesowych w takich narzędziach umożliwia automatyczne przypomnienia i aktualizacje statusów, co zwiększa kontrolę nad procesami. 

Trzecia kategoria to systemy zarządzania dokumentami (DMS), które wspierają zarządzanie procesami przez lepszą organizację dokumentacji. Narzędzia takie jak SharePoint, Google Drive czy DocuWare umożliwiają łatwe przechowywanie, współdzielenie i zarządzanie dokumentami. Dzięki nim właściciele procesów mogą mieć szybki dostęp do niezbędnych informacji, co przyczynia się do bardziej efektywnego zarządzania procesowego. 

Narzędzia do analityki procesów to kolejna istotna kategoria. Przykłady to Tableau, Power BI czy QlikView. Te programy pozwalają na dokładną analizę i monitorowanie wydajności procesów. Dzięki nim można szybko zidentyfikować obszary wymagające optymalizacji oraz ocenić efektywność właścicieli procesów. W ten sposób zarządzanie procesami biznesowymi staje się bardziej świadome i oparte na danych.

Ostatnią kategorią są narzędzia do komunikacji i współpracy. Slack, Microsoft Teams czy Zoom to doskonałe przykłady narzędzi, które ułatwiają komunikację między zespołami. W procesie wyznaczania właścicieli procesów, jasna i efektywna komunikacja jest kluczowa. Narzędzia te umożliwiają szybkie wymienianie informacji, organizowanie spotkań oraz natychmiastowe rozwiązywanie problemów. 

Podsumowując, odpowiednie narzędzia wspomagające wyznaczanie właściciela procesów są niezbędne w zarządzaniu firmą. Zastosowanie ich może znacząco uprościć proces zarządzania i zwiększyć efektywność działań.

Jak zorganizować warsztaty zarządzania procesami?

Niezależnie od tego jakie narzędzia wykorzystasz ze swoim zespołem, do całości przedsięwzięcia przyda Wam element zorganizowanej pracy grupowej. Możecie być na różnych etapach układania firmy, poczynając od takich kroków jak:

  • definiowanie działów
  • określanie procesów w działach firmy
  • przypisywanie czynności do procesów
  • przypisywanie osób zaangażowanych w realizację czynności i procesów
  • samo określanie właścicieli procesów
  • definiowanie wskaźników
  • określanie ważności i dojrzałości procesów (jako wyznaczenie kluczowych kierunków do poprawy i wskazania priorytetu całej załodze)
  • określanie wytycznych do standardów działania
  • określanie powiązanych dokumentów i informacji
  • a później nawet i identyfikowanie dostawców i klientów poszczególnych procesów

Warsztaty zarządzania procesami to doskonały sposób na zrozumienie i usprawnienie kluczowych działań w firmie. Dobrze zorganizowane szkolenie, a właściwie cały warsztat może przynieść korzyści, takie jak lepsza efektywność, jaśniejsze przypisanie odpowiedzialności oraz większa satysfakcja z pracy. 

Aby proces w firmie przebiegał sprawnie, konieczne jest staranne przygotowanie każdego etapu warsztatu. Poniższe kroki to skrócony plan działania, według którego działamy u naszych klientów:

  • Ustal skład osobowy – który ma być zaangażowany w uczestnictwo w warsztatach zarządzania procesami. Zwykle będą to osoby, które teraz pełnią rolę szefów działów, liderów, menadżerów, a także dominujący kompetencjami pracownicy. Skuteczne zarządzanie procesowe wymaga wdrożenia osób z różnych działów, które z kolei są zaangażowane w różne etapy procesu w firmie. Każdy uczestnik warsztatu powinien wnosić unikalne doświadczenia i wiedzę, co umożliwia bardziej kompleksowe podejście do zarządzania procesami biznesowymi.
  • Zarezerwuj czas ekipy na minimum 2 dni (może być z odstępami), w trakcie których przejdziecie przez naprawdę trudne, ale ważne dla Was zadanie.
  • Szkolenie wstępne – nawet jeśli zaprosisz zespół i zamrozisz ich czas na poczet spotkania, wszystkim przyda się wprowadzenie do całej koncepcji zarządzania procesami. Mając wyznaczone ramy, a także rozumiejąc założenia definiowania aż tylu informacji, Wasza praca będzie bardziej owocna, a także okraszona mniejszym oporem.
  • Kolejnym krokiem jest dokładne zmapowanie procesów – Tak jak wspominaliśmy wcześniej, mapowanie procesów to fundament udanego zarządzania procesami biznesowymi. Kiedy mamy już klarowną wizualizację działań w firmie, łatwiej jest zidentyfikować obszary wymagające usprawnienia. Uczestnicy warsztatu mogą wtedy lepiej zrozumieć, jak powinna wyglądać komunikacja między poszczególnymi działami, gdzie znajdują się zależności, a także jakie kroki podjąć, aby zoptymalizować procesy i uniknąć potencjalnych problemów. Co naprawdę ważne w tym kroku! Nie musicie mieć profesjonalnej, bardzo precyzyjnej mapy procesu na start – chodzi o przygotowanie gruntu do dalszej pracy. Graf, rysunek, nawet na papierze, pomoże Wam zgłębiać kolejne informacje. Niech początkowy poziom wnikliwości nie będzie dla Was barierą w rozpoczęciu warsztatów. Liczą się podstawy.
  • Następnie warto określić cele warsztatu – W ten sposób Ty jako właściciel biznesu, możesz jasno zakomunikować, czego oczekujesz od uczestników. Cele mogą obejmować poprawę efektywności, redukcję kosztów, lepszą koordynację działań czy eliminację zbędnych etapów. Jasno określone cele pomagają utrzymać warsztat na właściwym torze i umożliwiają koncentrację na najważniejszych zadaniach. 
  • Właściwa część warsztatów – Może Wam się wydawać, że część tych etapów będzie powieleniem dotychczasowych ustaleń, ale w trakcie dyskusji znajdzie się naprawdę dużo elementów do uporządkowania. 

    – Identyfikacja klientów i ich wymagań

    – Określenie działów głównych i pomocniczych, zależności oraz właścicieli
    – Określenie procesów głównych i pomocniczych, zależności oraz właścicieli
    – Analiza kluczowości procesów (według określonych w trakcie pracy kryteriów)
    – Weryfikacja obecnych dokumentów i standardów oraz wyznaczenie nowych potrzebnych do wykonania
    – Weryfikacja obecnych wskaźników i wyznaczenie nowych do docelowego gromadzenia danych i analizy
    – Wstępne projektowanie procesu
    – Określenie planu usprawnień, zmian, transformacji
  • Podczas warsztatu nie należy zapominać o dokumentowaniu wyników. Wszelkie wnioski, pomysły i decyzje powinny być skrupulatnie zapisane i przekazane do dalszej analizy i realizacji. W ten sposób zarządzanie procesami stanie się bardziej efektywne, a wprowadzane zmiany będą miały realny wpływ na poprawę działania firmy. Dokumentacja warsztatu również ułatwia późniejsze monitorowanie i ocenę wyników.
  • Na zakończenie warsztatu warto przeprowadzić sesję podsumowującą, która podkreśli najważniejsze wnioski i decyzje podjęte podczas spotkania. 

Warsztaty, ale przede wszystkim samo zarządzanie procesami to klucz do poprawy efektywności i organizacji działań w firmie. Zastosowanie narzędzi i technik, angażowanie odpowiednich osób oraz skrupulatne dokumentowanie wyników to fundamenty udanego procesu. Bardzo ważne jest to, co na nich wyrośnie, czyli: 

  • lepsza komunikacja między pracownikami, 
  • świadomość, kto, do kogo dowozi poszczególne tematy
  • wiedza na temat priorytetów
  • wiedza o tym, który proces jest uporządkowany, a któremu dopiero należy nadać strukturę
  • szansa do monitorowania i rozwoju
  • możliwość sprawnego wprowadzania nowych pracowników
  • większa elastyczność na zmiany, szczególnie przy wzroście firmy
  • gotowy grunt do usprawnień, automatyzacji, wprowadzania nowych narzędzi, programów, zmian w technologiach, przestrajania się na inne trendy rynkowe oraz wahanie popytu

Jeżeli chcesz dowiedzieć się trochę więcej o samym zarządzaniu procesami, mamy dla Ciebie jeszcze jeden poradnik.

ZARZĄDZANIE PROCESAMI

Natomiast na sam koniec musimy się z Tobą podzielić jedną refleksją. Z warsztatami i porządkowaniem procesów możecie sobie poradzić sami. Oczywiście nic nie stoi też na przeszkodzie (nawet z małym budżetem), aby skorzystać z usług firm zewnętrznych, które pomogą Wam nie wyważać otwartych drzwi. To co jest warte zapamiętania – jeśli chcesz wprowadzić do Waszej firmy nowe narzędzie, aplikacje, program – nie pozwól, żeby firma robiła to jak dostawę pizzy, bądź na ślepo. No chyba, że takie jest Twoje oczekiwanie. Jeśli jednak chcesz, aby coś dobrze pasowało do Waszego sposobu działania, każdy doradca i dostawca musi choć poglądowo zrozumieć zależności i powiązania w firmie. 

Zobacz przykłady aplikacji AI dla Twojego biznesu

A może wpadniesz do naszego Newsletter’a ?

Co słychać na łączach? Odbieraj od nas regularne nowinki i case study na temat aplikacji i możliwości AI w Twojej firmie!

Zapisując się, zgadzasz się na przechowywanie i przetwarzanie Twoich danych. Zgodnie z zasadami naszej polityki prywatności.

Nic się nie martw, bezpieczeństwo Twoich danych to dla nas podstawa 🙂

Picture of Autor artykułu: Patryk Cichorczyk

Autor artykułu: Patryk Cichorczyk

Pasjonat doskonalenia funkcjonowania firm oraz czytania książek. Z tego punktu rozwinął swoją ścieżkę w kierunku tworzenia aplikacji typu no-code oraz low-code z wbudowanymi funkcjonalnościami AI.

Facebook Youtube Linkedin

Przenieś swój biznes w cyfrową przyszłość.

Kontakt

ul. Lipowa 3D, 30-702 Kraków

+48 570 009 774

biuro@processapp.pl