Jak dział HR wyeliminował papier i zautomatyzował czas pracy

Klient: Firma

Wielkość: kilkudziesięciu pracowników

Dla kogo: Dyrektor HR oraz zarząd

Obszar: Kadry

Zobacz to na nagraniu

Przejście przez moduł krok po kroku — te same ekrany, o których mówi ten opis.

Co jest w nagraniu

0:00- Ile czasu tracisz na papierologię w HR?
0:05- Jeden system zamiast pięciu arkuszy
0:16- Cyfrowa rekrutacja i jasny plan onboardingu
0:23- Cyfrowa teczka pracownika i historia zatrudnienia
0:50- Automatyzacja zliczania czasu pracy i nadgodzin
1:29- Macierz kompetencji i szybkie wykrywanie luk w zespole
2:33- Cyfrowe urlopy i rozwój zamiast biurokracji

Wyzwanie

Zastąpienie papierowych teczek i rozproszonych arkuszy jednym systemem HR pozwala odzyskać dni tracone na administrację i skupić się na rozwoju pracowników.

Przed wdrożeniem dane o pracownikach, urlopach i czasie pracy były rozproszone w arkuszach kalkulacyjnych i papierowych dokumentach. Dział HR tracił czas na ręczne zliczanie obecności (RCP) oraz koordynowanie rekrutacji i onboardingu za pomocą maili, co powodowało opóźnienia i chaos informacyjny.

Główne wyzwania:

Dane o pracownikach, urlopach i czasie pracy były rozproszone w arkuszach kalkulacyjnych i papierowych dokumentach.
Dział HR tracił czas na ręczne zliczanie obecności (RCP) oraz koordynowanie rekrutacji i onboardingu za pomocą maili, co powodowało opóźnienia i chaos informacyjny.

Wpływ na biznes: Dyrektorzy HR, HR Business Partnerzy oraz członkowie zarządu w średnich firmach, którzy zmagają się z chaosem informacyjnym i ręczną administracją.

Proces rozwiązania

Wdrożono scentralizowany moduł HR w aplikacji Process App, który zastąpił rozproszone pliki.

System objął cyfrowe teczki pracowników, elektroniczną ewidencję czasu pracy i obecności, obieg wniosków urlopowych, a także narzędzia do rekrutacji, onboardingu i budowy macierzy kompetencji.

Zespół wdrożeniowy przeanalizował dotychczasowe procesy kadrowe i zmapował cykl życia pracownika w firmie.

Następnie skonfigurowano odpowiednie widoki w aplikacji Process App i przeniesiono do niej dotychczasowe dane, kończąc proces szkoleniem dla działu HR.

Realizowane działania

Wejście do systemu

Zespół HR teraz korzysta z jednego pulpit, gdzie cała wiedza o pracownikach jest w jednym, bezpiecznym miejscu.

Rekrutacja i onboarding

Rekrutacja i wdrażanie to już nie jest chaos w skrzynce mailowej. Każdy nowy kandydat ma jasny plan.

Cyfrowa teczka

Dziś sprawdzenie historii zatrudnienia to kwestia kilku kliknięć. Dyrektor widzi cyfrową teczkę z podsumowaniem kluczowych wskaźników, a historia kariery, awanse i zmiany stanowisk są w jednej tabeli. Zespół kadr szybko odpowiada na pytania zarządu, mając twarde dane pod ręką.

Automatyzacja RCP

Ręczne zliczanie obecności i nadgodzin blokowało dział kadr na kilka dni w miesiącu, a błędy kosztowały firmę pieniądze. Teraz system sam agreguje dane i wyświetla gotowe podsumowanie czasu pracy. Widać, kto jest obecny, a kto pracuje zdalnie, a moduł analizy frekwencji wyłapuje nieścisłości. Dyrektor jednym rzutem oka ocenia sytuację całej załogi, co oznacza, że wypłaty zawsze są na czas, a firma ma pełną kontrolę nad kosztami pracy, bez papierologii.

Macierz kompetencji

Kiedy zarząd pyta o luki kompetencyjne, dyrektor otwiera system i widzi gotową macierz kompetencji. Przejrzysta lista zmienia się w tabelę z ocenami zespołu, co pozwala szybko zidentyfikować braki i gotowych na awans. Dane łączą się z ewidencją czasu pracy, a na jednym ekranie widać listę wpisów oraz analityczny dashboard pokazujący obciążenie projektami. Kiedyś łączenie umiejętności z czasem pracy wymagało skomplikowanych arkuszy, co prowadziło do błędów. Teraz HR monitoruje wydajność i planuje zastępstwa bez stresu. Wszystko działa w czasie rzeczywistym. Decyzje o podwyżkach i rekrutacjach opierają się na rzetelnych faktach, co daje zarządowi poczucie bezpieczeństwa, a działowi kadr pozwala stać się strategicznym partnerem w biznesie.

Rozwój zamiast papierologii

Obieg wniosków urlopowych był kiedyś wąskim gardłem całej organizacji. Papierowe formularze gubiły się na biurkach kierowników, wywołując niepotrzebne konflikty. Teraz zarządzanie nieobecnościami to w pełni cyfrowy, płynny proces. Dyrektor widzi przejrzysty kalendarz, w którym od razu widać, kto i kiedy odpoczywa. Ale prawdziwa rewolucja kryje się w tym, co firma robi z zaoszczędzonym czasem. Dział kadr przestał tonąć w bieżączce i skupił się na ludziach. W systemie pojawiły się jasne cele dla każdego pracownika oraz indywidualne plany rozwojowe. Zamiast gasić pożary, HR proaktywnie zarządza ścieżkami kariery i planuje dedykowane szkolenia. Menedżerowie mają stały dostęp do postępów swoich zespołów, co buduje ogromne zaangażowanie i motywację w całej firmie. Zniknęła frustracja związana z brakiem informacji zwrotnej. Firma zyskała jedno, spójne środowisko, w którym urlopy, oceny i rozwój przenikają się nawzajem. To już nie jest tylko ewidencja. To potężne narzędzie do budowania silnego, lojalnego i kompetentnego zespołu, gotowego na wyzwania.

Osiągnięte rezultaty

Co się zmieniło

Przed wdrożeniem

Dane o pracownikach, urlopach i czasie pracy były rozproszone w arkuszach kalkulacyjnych i papierowych dokumentach.
Dział HR tracił czas na ręczne zliczanie obecności (RCP) oraz koordynowanie rekrutacji i onboardingu za pomocą maili, co powodowało opóźnienia i chaos informacyjny.

Po wdrożeniu

Firma wyeliminowała papierowy obieg dokumentów i zyskała jedno źródło prawdy o kadrach.
Dział HR ma teraz natychmiastowy wgląd w analizę czasu pracy, frekwencję oraz plany rozwojowe pracowników z poziomu czytelnych dashboardów, co drastycznie skróciło czas potrzebny na raportowanie i bieżącą obsługę.

Ekrany z wdrożenia

Wejście do systemu — Jak dział HR wyeliminował papier i zautomatyzował czas pracy

Wejście do systemuUżytkownik klika w menu boczne i płynnie przechodzi z głównego pulpitu do dedykowanego modułu HR. Zespół HR teraz korzysta z jednego pulpit, gdzie cała wiedza o pracownikach jest w jednym, bezpiecznym miejscu.

Kliknij, aby powiększyć

Rekrutacja i onboarding — Jak dział HR wyeliminował papier i zautomatyzował czas pracy

Rekrutacja i onboardingPrzegląd wniosków kadrowych, ofert pracy, listy kandydatów i planów wdrożeniowych w oknach modalnych. Rekrutacja i wdrażanie to już nie jest chaos w skrzynce mailowej. Każdy nowy kandydat ma jasny plan.

Kliknij, aby powiększyć

Cyfrowa teczka — Jak dział HR wyeliminował papier i zautomatyzował czas pracy

Cyfrowa teczkaNawigacja po liście pracowników, otwarcie szczegółowego profilu konkretnej osoby i przegląd jej historii zatrudnienia. Dziś sprawdzenie historii zatrudnienia to kwestia kilku kliknięć. Dyrektor widzi cyfrową teczkę z podsumowaniem kluczowych wskaźników, a historia kariery, awanse i zmiany stanowisk są w jednej tabeli. Zespół kadr szybko odpowiada na pytania zarządu, mając twarde dane pod ręką.

Kliknij, aby powiększyć

Automatyzacja RCP — Jak dział HR wyeliminował papier i zautomatyzował czas pracy

Automatyzacja RCPSzczegółowy dashboard podsumowujący czas pracy z wykresami oraz przejście do modułu analizy frekwencji (RCP). Ręczne zliczanie obecności i nadgodzin blokowało dział kadr na kilka dni w miesiącu, a błędy kosztowały firmę pieniądze. Teraz system sam agreguje dane i wyświetla gotowe podsumowanie czasu pracy. Widać, kto jest obecny, a kto pracuje zdalnie, a moduł analizy frekwencji wyłapuje nieścisłości. Dyrektor jednym rzutem oka ocenia sytuację całej załogi, co oznacza, że wypłaty zawsze są na czas, a firma ma pełną kontrolę nad kosztami pracy, bez papierologii.

Kliknij, aby powiększyć

Macierz kompetencji — Jak dział HR wyeliminował papier i zautomatyzował czas pracy

Macierz kompetencjiPrzełączanie widoków macierzy kompetencji od listy po tabelę z ocenami, a następnie przegląd ewidencji czasu pracy. Kiedy zarząd pyta o luki kompetencyjne, dyrektor otwiera system i widzi gotową macierz kompetencji. Przejrzysta lista zmienia się w tabelę z ocenami zespołu, co pozwala szybko zidentyfikować braki i gotowych na awans. Dane łączą się z ewidencją czasu pracy, a na jednym ekranie widać listę wpisów oraz analityczny dashboard pokazujący obciążenie projektami. Kiedyś łączenie umiejętności z czasem pracy wymagało skomplikowanych arkuszy, co prowadziło do błędów. Teraz HR monitoruje wydajność i planuje zastępstwa bez stresu. Wszystko działa w czasie rzeczywistym. Decyzje o podwyżkach i rekrutacjach opierają się na rzetelnych faktach, co daje zarządowi poczucie bezpieczeństwa, a działowi kadr pozwala stać się strategicznym partnerem w biznesie.

Kliknij, aby powiększyć

Rozwój zamiast papierologii — Jak dział HR wyeliminował papier i zautomatyzował czas pracy

Rozwój zamiast papierologiiPrzegląd modułu zarządzania urlopami, a następnie płynne przejście do sekcji celów, planów rozwojowych i szkoleń. Obieg wniosków urlopowych był kiedyś wąskim gardłem całej organizacji. Papierowe formularze gubiły się na biurkach kierowników, wywołując niepotrzebne konflikty. Teraz zarządzanie nieobecnościami to w pełni cyfrowy, płynny proces. Dyrektor widzi przejrzysty kalendarz, w którym od razu widać, kto i kiedy odpoczywa. Ale prawdziwa rewolucja kryje się w tym, co firma robi z zaoszczędzonym czasem. Dział kadr przestał tonąć w bieżączce i skupił się na ludziach. W systemie pojawiły się jasne cele dla każdego pracownika oraz indywidualne plany rozwojowe. Zamiast gasić pożary, HR proaktywnie zarządza ścieżkami kariery i planuje dedykowane szkolenia. Menedżerowie mają stały dostęp do postępów swoich zespołów, co buduje ogromne zaangażowanie i motywację w całej firmie. Zniknęła frustracja związana z brakiem informacji zwrotnej. Firma zyskała jedno, spójne środowisko, w którym urlopy, oceny i rozwój przenikają się nawzajem. To już nie jest tylko ewidencja. To potężne narzędzie do budowania silnego, lojalnego i kompetentnego zespołu, gotowego na wyzwania.

Kliknij, aby powiększyć