Jak zautomatyzować budżetowanie w produkcji? | Case Study
Zobacz to na nagraniu
Przejście przez moduł krok po kroku — te same ekrany, o których mówi ten opis.
Co jest w nagraniu
- 0:00Wprowadzenie i problem chaosu w arkuszach
- 0:05Moduł finansów jako jedno źródło prawdy
- 0:26Scentralizowana struktura kosztów i przychodów
- 1:09Natychmiastowe porównanie planu z realizacją
- 1:37Bieżąca kontrola odchyleń i wskaźniki efektywności
- 2:08Automatyczne alerty i wsparcie sztucznej inteligencji
- 2:39Podsumowanie i kolejne kroki
Wyzwanie
Zastąpienie rozproszonych arkuszy jednym systemem pozwala działom finansowym odzyskać dziesiątki godzin i zyskać pełną kontrolę nad budżetem w czasie rzeczywistym.
Przed wdrożeniem firma opierała budżetowanie na rozproszonych arkuszach kalkulacyjnych, co wymagało ręcznego konsolidowania planów sprzedaży i kosztów. Porównywanie planu z realizacją było czasochłonne, a informacje o przekroczeniach budżetu docierały do decydentów z dużym opóźnieniem.
Główne wyzwania:
- Firma opierała budżetowanie na rozproszonych arkuszach kalkulacyjnych, co wymagało ręcznego konsolidowania planów sprzedaży i kosztów.
- Porównywanie planu z realizacją było czasochłonne, a informacje o przekroczeniach budżetu docierały do decydentów z dużym opóźnieniem.
Jak przebiegło wdrożenie
Wdrożono moduł finansowy Process App, który centralizuje budżetowanie z podziałem na miesiące, koszty operacyjne i podsumowanie RZIS. Narzędzie na bieżąco zestawia plan z realizacją, oferując interaktywne dashboardy oraz raporty wspierane przez sztuczną inteligencję.
Kolejne kroki
Kolejne kroki po stronie zespołu wdrożeniowego — od mapowania procesu po uruchomienie.
Zespół wdrożeniowy zmapował strukturę kosztów i przychodów firmy, przenosząc ją do jednego spójnego systemu.
Skonfigurowano również zautomatyzowane powiadomienia o odchyleniach oraz zdefiniowano kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) do bieżącego monitorowania.
Co działa po wdrożeniu
Co po wdrożeniu realnie działa w systemie — każdy z tych ekranów widać na nagraniu powyżej.
Jedno źródło prawdy
Kiedyś zespół kontrolingu tracił dni na szukanie plików, a dziś dyrektor finansowy korzysta z uporządkowanego środowiska. Z pulpitu przechodzi do modułu finansów, wybiera budżet produkcji na 2026 rok i ma pełen obraz sytuacji.
Scentralizowana struktura
Kiedyś konsolidacja planów z różnych działów wymagała żmudnego przepisywania danych, co rodziło błędy. Teraz cała struktura firmy jest w jednym miejscu. Dyrektor swobodnie przełącza się między kluczowymi zakładkami budżetu, zaczynając od planu sprzedaży na miesiące, a potem przechodzi do analizy kosztów, widząc, co obciąża produkcję. Sprawdza koszty operacyjne i jednym kliknięciem otwiera podsumowanie rachunku zysków i strat. Zespół nie musi nic kopiować ani łączyć, a każda wprowadzona kwota automatycznie aktualizuje wynik, dając zarządowi pewność, że pracują na aktualnych danych finansowych.
Natychmiastowe porównanie
Kiedyś zestawienie założeń z rzeczywistością zajmowało działom cały tydzień. Dziś w sekcji planu i realizacji dyrektor natychmiast widzi prawdę. Przełącza widoki z ujęcia ilościowego na kwotowe, analizując twarde liczby bez czekania na raporty z produkcji. Wprowadzanie danych o realizacji odbywa się w tym samym, przejrzystym interfejsie. To oznacza koniec opóźnień. Firma na bieżąco widzi, gdzie dokładnie przepala budżet, a gdzie generuje cenne oszczędności.
Bieżąca kontrola odchyleń
Decydenci zamiast szukać anomalii w wierszach, korzystają z czytelnych wizualizacji. Dyrektor przegląda pulpit wskaźników efektywności, gdzie dane pokazują finansową kondycję firmy. Raport miesięczny i tabela analizy odchyleń ujawniają każde przekroczenie kosztów. Dzięki temu zarząd podejmuje decyzje w czasie rzeczywistym, a kontroling przestał być tylko fabryką tabelek.
Alerty i raporty AI
System sam pilnuje dyscypliny finansowej. Dyrektor po prostu filtruje automatyczne alerty, które natychmiast informują o ryzyku przekroczenia budżetu w konkretnym dziale produkcyjnym. Następnie przegląda zaawansowane wykresy wskaźnikowe, a na koniec otwiera pełny raport finansowy, wygenerowany w kilka sekund przez sztuczną inteligencję. To absolutna zmiana zasad gry w firmie. Zespół kontrolingu bezpowrotnie odzyskał dziesiątki godzin w każdym miesiącu. Zamiast manualnie tworzyć historyczne zestawienia, mają wreszcie czas, by strategicznie doradzać zarządowi.
Osiągnięte rezultaty
Co się zmieniło
Przed wdrożeniem
- Firma opierała budżetowanie na rozproszonych arkuszach kalkulacyjnych, co wymagało ręcznego konsolidowania planów sprzedaży i kosztów.
- Porównywanie planu z realizacją było czasochłonne, a informacje o przekroczeniach budżetu docierały do decydentów z dużym opóźnieniem.
Po wdrożeniu
- Firma zyskała bieżącą kontrolę nad finansami dzięki automatycznym alertom o przekroczeniach budżetu.
- Dział kontrolingu nie traci już czasu na ręczne tworzenie zestawień, opierając się na gotowych analizach odchyleń i raportach generowanych przez AI.
Ekrany z wdrożenia
