Jak zautomatyzować finanse B2B i odzyskać czas | Case Study
Zobacz to na nagraniu
Przejście przez moduł krok po kroku — te same ekrany, o których mówi ten opis.
Co jest w nagraniu
- 0:00Koniec weekendów z arkuszami
- 0:21Pełna kontrola nad przychodami i kosztami
- 0:47Automatyzacja faktur, podatków i prowizji
- 2:09Zaawansowana analiza i dashboardy dla zarządu
- 3:02Raportowanie AI i szybkie decyzje biznesowe
Wyzwanie
Zastąpienie rozproszonych arkuszy jednym systemem pozwala działom finansowym odzyskać czas, a zarządowi podejmować trafne decyzje na podstawie danych w czasie rzeczywistym.
Dane finansowe były rozproszone między arkuszami kalkulacyjnymi a programem księgowym, co wymuszało ręczne konsolidowanie wyników. Dział finansowy tracił czas na żmudne wyliczanie prowizji, śledzenie niezapłaconych faktur i przygotowywanie raportów, a zarząd nie miał bieżącego wglądu w płynność i realizację budżetu.
Główne wyzwania:
- Dane finansowe były rozproszone między arkuszami kalkulacyjnymi a programem księgowym, co wymuszało ręczne konsolidowanie wyników.
- Dział finansowy tracił czas na żmudne wyliczanie prowizji, śledzenie niezapłaconych faktur i przygotowywanie raportów, a zarząd nie miał bieżącego wglądu w płynność i realizację budżetu.
Proces rozwiązania
Wdrożono moduł finansowy w Process App, który scentralizował zarządzanie przychodami, kosztami, fakturami oraz podatkami (VAT, CIT, ZUS).
Zastąpiono ręczne arkusze interaktywnymi dashboardami do analizy rentowności, budżetowania i obsługi wynagrodzeń, uzupełnionymi o funkcję raportowania wspieranego przez AI.
Zmapowano dotychczasowe procesy kategoryzacji kosztów, rozliczeń podatkowych i fakturowania.
Następnie skonfigurowano w systemie strukturę budżetów, zdefiniowano automatyczne reguły naliczania prowizji sprzedażowych i przygotowano widoki analityczne dla zarządu.
Realizowane działania
Główny Dashboard
Kiedyś dyrektor finansowy tracił weekendy na konsolidowanie wyników, a dziś zaczyna poniedziałek od jednego widoku, który pokazuje aktualne przychody, koszty i zysk na czytelnym wykresie.
Przychody i Koszty
Zespół rozliczeń ma teraz wszystkie przychody i koszty w jednym miejscu, co tworzy wiarygodne źródło danych. Lista transakcji umożliwia szybkie sprawdzenie detali operacji, a analityczne podsumowanie z wykresami trendów pokazuje kierunek organizacji. Dział finansowy zyskał pełną kontrolę nad przepływami, eliminując błędy przy ręcznym przepisywaniu kwot.
Faktury i Należności
Teraz system sam śledzi niezapłacone faktury, a dział rozliczeń widzi historię dokumentów. Automatyczne grupowanie zaległości według klientów oszczędza czas, a firma wie, kto i ile zalega, co pozwala szybko reagować i dbać o płynność finansową.
Zobowiązania i Podatki
Zespół zautomatyzował proces zobowiązań i podatków, agregując informacje o należnościach VAT, CIT oraz składkach ZUS. Czytelne wykresy i tabele zapewniają pewność, że wszystko jest opłacone na czas, eliminując ryzyko błędu i pozwalając księgowości spać spokojnie.
Budżety i Wynagrodzenia
Dział finansowy wcześniej tracił godziny na wyliczanie prowizji w arkuszach kalkulacyjnych. Teraz budżety i wynagrodzenia liczą się same, a status realizacji jest na bieżąco dostępny. Ustawione automatyczne reguły naliczania prowizji zapewniają bezbłędne wypłaty na czas, dzięki czemu zespół może skupić się na prawdziwej analizie, a nie na ręcznym przepisywaniu danych.
Zaawansowana Analiza
Gigantyczna oszczędność czasu pozwala dyrektorowi finansowemu korzystać z kompleksowego dashboardu analitycznego, który jest gotowy zanim wypije poranną kawę. Przełączając się między zakładkami, bada wyniki, strukturę przychodów i stosunek należności do zobowiązań. Wizualizacje szybko pokazują rentowność projektów i kategorii. Zespół widzi, gdzie firma zarabia najwięcej, a gdzie koszty wymykają się spod kontroli. Głęboka analiza płynności finansowej w czasie rzeczywistym, wcześniej niemożliwa przez rozproszone pliki, teraz umożliwia zarządowi poznanie kondycji firmy bez czekania tygodniami. Cała wiedza o kosztach i marżach jest dostępna po jednym kliknięciu, co wspiera planowanie inwestycji i stabilny rozwój biznesu.
Raporty AI i Plan
Zwieńczeniem cyfrowej zmiany jest pełna przejrzystość dla zarządu firmy. Analiza planu porównuje założenia z realizacją na wykresach i tabelach. Kluczowe wskaźniki finansowe dostarczają danych do decyzji. Moduł sztucznej inteligencji generuje raporty z podsumowaniem i rekomendacjami, dzięki czemu zarząd szybko podejmuje kluczowe decyzje oparte na faktach.
Osiągnięte rezultaty
Co się zmieniło
Przed wdrożeniem
- Dane finansowe były rozproszone między arkuszami kalkulacyjnymi a programem księgowym, co wymuszało ręczne konsolidowanie wyników.
- Dział finansowy tracił czas na żmudne wyliczanie prowizji, śledzenie niezapłaconych faktur i przygotowywanie raportów, a zarząd nie miał bieżącego wglądu w płynność i realizację budżetu.
Po wdrożeniu
- Dział rozliczeń nie musi już ręcznie zestawiać danych do raportów, a wyliczanie prowizji i monitorowanie należności odbywa się w jednym systemie.
- Zarząd ma stały, natychmiastowy dostęp do wskaźników płynności, porównania planu z realizacją oraz podsumowań generowanych przez sztuczną inteligencję.
Ekrany z wdrożenia
