Co to jest digitalizacja procesów biznesowych?
Digitalizacja procesu oznacza, że proces przestaje przebiegać na papierze, w mailach i w arkuszach przesyłanych z rąk do rąk, a zaczyna w jednym systemie. Zgłoszenie, akceptacja, wykonanie i rozliczenie zostawiają ślad w danych, a każdy uczestnik widzi aktualny stan sprawy bez dopytywania.
Dobrze zdigitalizowany proces ma trzy cechy: dane wprowadza się raz, u źródła; kolejna osoba dostaje sprawę automatycznie, gdy przychodzi jej kolej; a wynik procesu da się zmierzyć bez ręcznego przepisywania. Samo zeskanowanie dokumentu albo zamiana papierowego formularza na plik PDF wysyłany mailem tych cech nie daje.
Digitalizacja, cyfryzacja i transformacja cyfrowa — czym się różnią?
Te pojęcia są w Polsce używane zamiennie, a ich definicje bywają odwrotne w różnych źródłach. Praktyczniej jest myśleć o trzech poziomach zmiany niż spierać się o nazwy.
Poziom pierwszy to zamiana informacji na postać cyfrową: skan faktury, zdjęcie karty pracy, arkusz zamiast zeszytu. Proces wygląda tak samo, zmienia się nośnik. Poziom drugi to digitalizacja (cyfryzacja) procesu: przebieg pracy zostaje przeniesiony do systemu, z rolami, statusami i danymi wprowadzanymi raz. Poziom trzeci to transformacja cyfrowa — zmiana sposobu działania całej firmy, która staje się możliwa dopiero wtedy, gdy wiele procesów działa w systemie i dane z nich da się łączyć.
Od czego zacząć digitalizację procesów?
Nie od wyboru oprogramowania, tylko od wyboru procesu. Dobry kandydat na pierwszy proces spełnia kilka warunków jednocześnie:
- powtarza się często — codziennie lub co tydzień, a nie raz na kwartał;
- angażuje kilka osób lub działów, więc dziś gubi się na przekazaniach;
- ma prosty, dający się opisać przebieg bez wielu wyjątków;
- jego dane są potrzebne gdzie indziej — w rozliczeniach, planowaniu albo raportach dla zarządu;
- jego efekt jest widoczny dla ludzi, którzy będą z systemu korzystać.
Jak digitalizować procesy krok po kroku
Najpierw opisz stan obecny: kto inicjuje proces, przez czyje ręce przechodzi, jakie dane są zbierane i gdzie trafiają. Potem uprość — usuń zatwierdzenia, które nic nie wnoszą, i kroki polegające wyłącznie na przepisywaniu. Digitalizowanie procesu w obecnej postaci przenosi do systemu także jego wady.
Następnie ustal, co ma się dziać w systemie: jakie statusy przechodzi sprawa, kto na którym etapie ją widzi i zatwierdza, które pola są obowiązkowe. Uruchom proces najpierw w jednym dziale lub na jednej zmianie, zbierz uwagi użytkowników i popraw ekran, zanim rozszerzysz go na całą firmę. Na koniec wyłącz równoległą ścieżkę papierową — dopóki istnieje, część ludzi zostanie przy niej.
Po uruchomieniu ustal dwa, trzy wskaźniki procesu i obserwuj je. Dopiero dane z działającego procesu pokażą, co warto automatyzować dalej.
Przykłady procesów, które firmy digitalizują najczęściej
W produkcji typowym startem jest meldowanie pracy: operator zaczyna i kończy operację na terminalu albo pracownik zgłasza wykonaną pracę z telefonu na koniec dnia, zamiast wypełniać papierową kartę. W administracji i HR — wnioski urlopowe z akceptacją przełożonego i kalendarzem zespołu. W zakupach — zgłoszenie zapotrzebowania, które trafia do kolejki zakupowca zamiast do maila. W obsłudze klienta — przyjęcie reklamacji z opisem i zdjęciami oraz decyzją gwarancyjną.
Wspólny mianownik: każdy z tych procesów jest częsty, przechodzi przez kilka osób i dostarcza danych, z których korzystają inne procesy. Dlatego po ich digitalizacji łatwiej zbudować kolejne kroki, takie jak planowanie zasobów czy raporty dla zarządu.
Przykład: karta pracy w zakładzie produkcyjnym
Przykład poglądowy. W zakładzie obróbki metalu pracownicy wypełniają papierowe karty pracy, brygadzista zbiera je na koniec zmiany, a następnego dnia ktoś w biurze przepisuje je do arkusza, z którego liczy się akord i wydajność. Błędy w odręcznych numerach zleceń wychodzą dopiero przy rozliczeniu, a kierownik produkcji widzi wczorajszy stan.
Po digitalizacji pracownik zgłasza wykonaną pracę z telefonu, brygadzista zatwierdza raporty tego samego dnia, a dane od razu trafiają do rozliczenia akordu i statystyk wydajności. Znika przepisywanie, a ten sam zapis zasila później monitorowanie postępu realizacji zleceń — to właśnie moment, w którym digitalizacja jednego procesu zaczyna pracować na kolejne.
Digitalizacja procesów w Process App
Process App składa się z modułów procesowych — każdy odpowiada jednemu procesowi z opisanym wejściem, wyjściem, rolami i scenariuszem, na przykład meldowanie produkcji na terminalu, raportowanie dzienne pracy, obsługa urlopów czy przyjęcie reklamacji. Dzięki temu digitalizację można prowadzić proces po procesie, zamiast wdrażać wszystko naraz.
Punktem wyjścia jest mapa procesów firmy: AI ocenia zmapowane procesy pod kątem potencjału automatyzacji i wskazuje priorytety, a wskaźniki zasilane danymi z modułów pokazują efekt bez ręcznych raportów. Jeśli nie wiesz, od którego procesu zacząć, skorzystaj z bezpłatnej diagnozy cyfryzacji — to wywiad online z około 19 pytaniami, po którym raport przychodzi mailem.
