Jak skróciliśmy czas ofertowania B2B z godzin do minut

Klient: Firma z sektora usług B2B

Dla kogo: Dyrektor sprzedaży oraz zespół handlowców odpowiedzialnych za ofertowanie i pozyskiwanie klientów

Obszar: Sprzedaż

Zobacz to na nagraniu

Przejście przez moduł krok po kroku — te same ekrany, o których mówi ten opis.

Co jest w nagraniu

00:00Koniec z ręcznym ofertowaniem
00:05Pulpit dyrektora sprzedaży
00:15Uporządkowany lejek i szablony
00:58Wieloetapowy kreator wycen
02:02Interaktywna oferta i statystyki
02:36Automatyczne generowanie umów i faktur
03:24Raportowanie i kontrola lejka
03:50Odzyskaj czas swojego zespołu

Wyzwanie

Zastąpienie ręcznego tworzenia ofert interaktywnym kreatorem eliminuje błędy, oszczędza godziny pracy handlowców i daje pełną kontrolę nad procesem sprzedaży.

Zespół sprzedaży tracił czas na ręczne tworzenie ofert w edytorach tekstu oraz wielokrotne przepisywanie tych samych danych do umów i faktur proforma. Brakowało również wiedzy, czy klient w ogóle zapoznał się z przesłanym plikiem, a raportowanie wyników wymagało żmudnego zbierania danych z różnych źródeł.

Główne wyzwania:

Zespół sprzedaży tracił czas na ręczne tworzenie ofert w edytorach tekstu oraz wielokrotne przepisywanie tych samych danych do umów i faktur proforma.
Brakowało również wiedzy, czy klient w ogóle zapoznał się z przesłanym plikiem, a raportowanie wyników wymagało żmudnego zbierania danych z różnych źródeł.

Wpływ na biznes: Dyrektorzy sprzedaży, menedżerowie zespołów handlowych oraz właściciele firm B2B, którzy tracą czas na ręczne przygotowywanie dokumentacji sprzedażowej.

Proces rozwiązania

Wdrożono moduł sprzedaży w systemie Process App, oparty na wieloetapowym kreatorze wycen.

Statyczne pliki zastąpiono interaktywnymi ofertami w formie landing page'y, z których system automatycznie generuje powiązane umowy i faktury proforma.

Przeanalizowano dotychczasowy proces ofertowania i zmapowano ścieżkę sprzedaży w firmie.

Następnie wdrożeniowiec skonfigurował szablony ofert, umów i faktur, a zespół handlowy został przeszkolony z obsługi nowego kreatora i analityki.

Realizowane działania

Centrum dowodzenia

Dyrektor sprzedaży zaczyna pracę od przejrzystego pulpitu, gdzie od razu widzi kluczowe statystyki z marketingu, finansów i sprzedaży.

Uporządkowany lejek

Kiedyś oferty powstawały w edytorze tekstu, a handlowcy gubili się w wersjach mailem. Dziś cały proces przeniósł się do modułu sprzedaży z uporządkowaną listą wycen i szybkim podglądem szczegółów. Największą zmianą są ustandaryzowane szablony. Zamiast kopiować stare dokumenty, firma korzysta z gotowych wzorów, które łatwo edytuje. Handlowiec dostosowuje szablon do klienta. Taki porządek sprawia, że każda propozycja wygląda profesjonalnie, a nowi pracownicy szybciej wdrażają się w proces ofertowania, oszczędzając cenny czas.

Kreator wycen

Moment tworzenia wyceny zmienia się całkowicie. Handlowiec nie musi już ręcznie formatować tabel ani przepisywać informacji. Z listy wycen otwiera szczegóły i uruchamia kreator oferty, który prowadzi go przez cały proces. W kolejnych krokach definiuje wyzwania klienta i wybiera odpowiednie moduły systemu. Kreator pozwala opisać cele wdrożenia oraz korzyści dla biznesu, przez co każda oferta jest spersonalizowana i skupiona na realnej wartości. Przygotowanie tak kompleksowego dokumentu zajmowało wcześniej kilka godzin, teraz handlowiec zamyka ten etap w kilkanaście minut. Nie ma miejsca na pomyłki czy zapomniane załączniki, a zespół ma pewność, że do klienta trafia przemyślana propozycja. Zaoszczędzony czas przekłada się na kolejne spotkania biznesowe i rozmowy z nowymi partnerami.

Interaktywna oferta

Efekt pracy kreatora to interaktywna oferta w formie nowoczesnej strony internetowej. Handlowiec płynnie przewija jej podgląd przed wysyłką. Po udostępnieniu linku zespół przestaje zgadywać, czy klient otworzył maila. W zakładce czatu mogą odpowiadać na pytania, a statystyki pokazują, ile czasu odbiorca spędził na propozycji. To daje im przewagę w negocjacjach, bo wiedzą, co interesuje klienta, zanim podniosą słuchawkę.

Automatyczne dokumenty

Kiedy klient akceptuje warunki, proces wcale nie zwalnia. Handlowiec wraca do panelu wyceny i załatwia to dwoma kliknięciami: najpierw generuje umowę, a system sam zaciąga ustalone warunki. Chwilę później tworzy fakturę proforma, która również wypełnia się automatycznie. Zespół sprzedaży odzyskał mnóstwo czasu, a dyrektor ma pewność, że dokumenty są wolne od błędów. Formalności, które kiedyś blokowały finalizację sprzedaży, teraz dzieją się w tle, pozwalając skupić się na budowaniu relacji.

Raportowanie i analityka

Na koniec dyrektor sprzedaży zyskuje to, na czym mu zależało. W module analitycznym przegląda tabelę probabilistyki i wykresy trendów. Nie musi prosić zespołu o ręczne raportowanie. System generuje tygodniowe podsumowanie kluczowych metryk, a firma ma kontrolę nad lejkiem ofertowym, więc handlowcy mogą sprzedawać, zamiast tonąć w papierach.

Osiągnięte rezultaty

Co się zmieniło

Przed wdrożeniem

Zespół sprzedaży tracił czas na ręczne tworzenie ofert w edytorach tekstu oraz wielokrotne przepisywanie tych samych danych do umów i faktur proforma.
Brakowało również wiedzy, czy klient w ogóle zapoznał się z przesłanym plikiem, a raportowanie wyników wymagało żmudnego zbierania danych z różnych źródeł.

Po wdrożeniu

Handlowcy szybciej generują spersonalizowane oferty i dokumenty końcowe, eliminując błędy wynikające z ręcznego przepisywania danych.
Zespół ma teraz podgląd w statystyki interakcji klienta z ofertą, a dyrektor sprzedaży zyskał zautomatyzowane raporty i widok prawdopodobieństwa wygranej.

Ekrany z wdrożenia

Centrum dowodzenia — Jak skróciliśmy czas ofertowania B2B z godzin do minut

Centrum dowodzeniaGłówny dashboard systemu z kafelkami modułów i podsumowaniem danych operacyjnych. Dyrektor sprzedaży zaczyna pracę od przejrzystego pulpitu, gdzie od razu widzi kluczowe statystyki z marketingu, finansów i sprzedaży.

Kliknij, aby powiększyć

Uporządkowany lejek — Jak skróciliśmy czas ofertowania B2B z godzin do minut

Uporządkowany lejekNawigacja po module Sprzedaż, przeglądanie listy ofert i wejście w edycję ustandaryzowanego szablonu. Kiedyś oferty powstawały w edytorze tekstu, a handlowcy gubili się w wersjach mailem. Dziś cały proces przeniósł się do modułu sprzedaży z uporządkowaną listą wycen i szybkim podglądem szczegółów. Największą zmianą są ustandaryzowane szablony. Zamiast kopiować stare dokumenty, firma korzysta z gotowych wzorów, które łatwo edytuje. Handlowiec dostosowuje szablon do klienta. Taki porządek sprawia, że każda propozycja wygląda profesjonalnie, a nowi pracownicy szybciej wdrażają się w proces ofertowania, oszczędzając cenny czas.

Kliknij, aby powiększyć

Kreator wycen — Jak skróciliśmy czas ofertowania B2B z godzin do minut

Kreator wycenPrzejście przez wieloetapowy kreator oferty, definiowanie problemów klienta, modułów i korzyści. Moment tworzenia wyceny zmienia się całkowicie. Handlowiec nie musi już ręcznie formatować tabel ani przepisywać informacji. Z listy wycen otwiera szczegóły i uruchamia kreator oferty, który prowadzi go przez cały proces. W kolejnych krokach definiuje wyzwania klienta i wybiera odpowiednie moduły systemu. Kreator pozwala opisać cele wdrożenia oraz korzyści dla biznesu, przez co każda oferta jest spersonalizowana i skupiona na realnej wartości. Przygotowanie tak kompleksowego dokumentu zajmowało wcześniej kilka godzin, teraz handlowiec zamyka ten etap w kilkanaście minut. Nie ma miejsca na pomyłki czy zapomniane załączniki, a zespół ma pewność, że do klienta trafia przemyślana propozycja. Zaoszczędzony czas przekłada się na kolejne spotkania biznesowe i rozmowy z nowymi partnerami.

Kliknij, aby powiększyć

Interaktywna oferta — Jak skróciliśmy czas ofertowania B2B z godzin do minut

Interaktywna ofertaPrzewijanie wygenerowanej oferty w formie landing page'a, a następnie zakładki czatu i statystyk odwiedzin. Efekt pracy kreatora to interaktywna oferta w formie nowoczesnej strony internetowej. Handlowiec płynnie przewija jej podgląd przed wysyłką. Po udostępnieniu linku zespół przestaje zgadywać, czy klient otworzył maila. W zakładce czatu mogą odpowiadać na pytania, a statystyki pokazują, ile czasu odbiorca spędził na propozycji. To daje im przewagę w negocjacjach, bo wiedzą, co interesuje klienta, zanim podniosą słuchawkę.

Kliknij, aby powiększyć

Automatyczne dokumenty — Jak skróciliśmy czas ofertowania B2B z godzin do minut

Automatyczne dokumentyGenerowanie umowy i faktury proforma bezpośrednio z poziomu wyceny, bez ręcznego wpisywania danych. Kiedy klient akceptuje warunki, proces wcale nie zwalnia. Handlowiec wraca do panelu wyceny i załatwia to dwoma kliknięciami: najpierw generuje umowę, a system sam zaciąga ustalone warunki. Chwilę później tworzy fakturę proforma, która również wypełnia się automatycznie. Zespół sprzedaży odzyskał mnóstwo czasu, a dyrektor ma pewność, że dokumenty są wolne od błędów. Formalności, które kiedyś blokowały finalizację sprzedaży, teraz dzieją się w tle, pozwalając skupić się na budowaniu relacji.

Kliknij, aby powiększyć