Jak firma transportowa skróciła czas na dokumenty CMR i planowanie
Zobacz to na nagraniu
Przejście przez moduł krok po kroku — te same ekrany, o których mówi ten opis.
Co jest w nagraniu
- 0:00Koniec z chaosem w dokumentach
- 0:05Nowe centrum dowodzenia dyspozytora
- 0:16Automatyzacja dokumentów CMR
- 0:48Planowanie tras na wykresie
- 2:02Zarządzanie flotą i kierowcami
- 2:23Audyt jakości i bezpieczeństwo
- 2:46Przejmij kontrolę nad transportem
Wyzwanie
Dzięki centralizacji danych i automatyzacji dokumentów CMR, zespół transportu odzyskuje czas i zyskuje pełną kontrolę nad flotą oraz kosztami.
Przed wdrożeniem dyspozytorzy ręcznie wypisywali dokumenty przewozowe (CMR) i zlecenia, co zajmowało dużo czasu i generowało błędy. Brakowało jednego miejsca do planowania tras, a pilnowanie terminów ubezpieczeń floty, przeglądów i uprawnień kierowców odbywało się w rozproszonych arkuszach kalkulacyjnych.
Główne wyzwania:
- Dyspozytorzy ręcznie wypisywali dokumenty przewozowe (CMR) i zlecenia, co zajmowało dużo czasu i generowało błędy.
- Brakowało jednego miejsca do planowania tras, a pilnowanie terminów ubezpieczeń floty, przeglądów i uprawnień kierowców odbywało się w rozproszonych arkuszach kalkulacyjnych.
Proces rozwiązania
Wdrożono moduł Transport w systemie Process App, który centralizuje zarządzanie zamówieniami i pozwala na automatyczne generowanie dokumentów.
Uruchomiono kalendarz tras w formie wykresu Gantta, ewidencję floty i kosztów oraz mechanizm audytu weryfikujący poprawność wprowadzanych danych.
Przeanalizowano obieg dokumentów transportowych i zmapowano proces planowania tras.
Następnie zmigrowano dane o flocie, kierowcach i zewnętrznych przewoźnikach do jednej bazy, konfigurując system pod codzienne zadania dyspozytorów.
Realizowane działania
Nowe centrum dowodzenia
Kiedyś dyspozytorzy szukali danych w pięciu różnych systemach. Dziś zaczynają dzień od jednego pulpitu. Mają tu wszystko, od sprzedaży po finanse, w jednym, spójnym środowisku pracy.
Automatyzacja dokumentów CMR
Ręczne wypisywanie listów przewozowych zajmowało im godziny i generowało kosztowne błędy. Teraz ten proces wygląda zupełnie inaczej. Dyspozytor po prostu otwiera szczegóły konkretnego zamówienia transportowego w module i od razu generuje niezbędne dokumenty. Uproszczony list przewozowy CMR oraz protokół odbioru tworzą się automatycznie, zaciągając dane prosto z systemu. To, co kiedyś blokowało pracę na cały poranek, dziś jest gotowe w kilkanaście sekund. Zespół odzyskuje czas na planowanie kolejnych ładunków.
Planowanie tras na wykresie
Przed wdrożeniem brakowało im jednego centralnego miejsca do planowania. Trasy układali w głowie, na fizycznych tablicach i w rozproszonych arkuszach kalkulacyjnych, w których łatwo było o pomyłkę. Dziś dyspozytorzy mają przed oczami przejrzysty kalendarz tras w formie interaktywnego wykresu Gantta. Od razu widzą, które auto jest w trasie, a które czeka na załadunek. Koniec z dzwonieniem do kierowców i ciągłym pytaniem o aktualny status zlecenia. Z poziomu tego samego widoku zespół płynnie przechodzi do wewnętrznej giełdy zapytań transportowych, żeby błyskawicznie uzupełnić puste przebiegi. Mają też pod ręką pełną listę zdefiniowanych tras, co drastycznie przyspiesza codzienne wyceny dla stałych klientów. Kiedyś liczenie rentowności zlecenia trwało dniami i wymagało żmudnego przepisywania danych. Teraz przechodzą do szczegółowej tabeli kosztów, gdzie system na bieżąco zestawia wydatki z przychodami dla każdego wyjazdu. Firma wreszcie dokładnie wie, na czym stoi, analizując każdy koszt logistyczny, zanim ciężarówka w ogóle wyjedzie z bazy. To daje im pełną, namacalną kontrolę nad budżetem.
Zarządzanie flotą i kierowcami
Pilnowanie terminów ubezpieczeń i przeglądów to teraz prosta sprawa. Otwierają ewidencję floty, mają wszystko w jednym miejscu. Przeglądają dane techniczne ciężarówek, aut osobowych oraz bazę kierowców. System pilnuje dat, więc firma unika kar za przeoczenia.
Audyt jakości i bezpieczeństwo
Kiedyś błąd w papierach zewnętrznych podwykonawców wychodził na jaw dopiero przy kontroli. Dziś firmę chroni wbudowany audyt jakości danych. Ekran od razu wskazuje niekompletne rekordy. Dyspozytor wchodzi w bazę przewoźników, błyskawicznie uzupełnia brakujące dane o polisie ubezpieczeniowej kontrahenta i zapisuje zmiany. Firma współpracuje tylko ze sprawdzonymi partnerami, co drastycznie obniża ryzyko biznesowe.
Osiągnięte rezultaty
Co się zmieniło
Przed wdrożeniem
- Dyspozytorzy ręcznie wypisywali dokumenty przewozowe (CMR) i zlecenia, co zajmowało dużo czasu i generowało błędy.
- Brakowało jednego miejsca do planowania tras, a pilnowanie terminów ubezpieczeń floty, przeglądów i uprawnień kierowców odbywało się w rozproszonych arkuszach kalkulacyjnych.
Po wdrożeniu
- Firma zyskała spójne środowisko, w którym dokumenty przewozowe generują się automatycznie na podstawie wprowadzonych zamówień.
- Dyspozytorzy mają przejrzysty widok zaplanowanych tras w kalendarzu, a system ułatwia bieżącą kontrolę nad kosztami, terminami polis ubezpieczeniowych i ważnością uprawnień kierowców.
Ekrany z wdrożenia
