Jak wyeliminować braki materiałowe w projektach | Case Study
Zobacz to na nagraniu
Przejście przez moduł krok po kroku — te same ekrany, o których mówi ten opis.
Co jest w nagraniu
- 0:00Zgubione zamówienie a przestoje na budowie
- 0:16Centralny panel zamówień dla działu zakupów
- 0:31Ustandaryzowany katalog i zapotrzebowania
- 1:11Błyskawiczne przyjęcia towaru i stany magazynowe
- 1:37Proaktywne planowanie zakupów i ocena dostawców
- 2:03Uporządkuj swoje procesy zakupowe
Wyzwanie
Centralizacja procesu zakupów w jednym systemie eliminuje błędy w zamówieniach, zapewnia ciągłość pracy na budowie i pozwala na proaktywne uzupełnianie zapasów.
Przed wdrożeniem proces zamówień opierał się na rozproszonej komunikacji i arkuszach, co powodowało rozbieżności między stanem magazynu a zapotrzebowaniem. Koordynatorzy projektów tracili czas na ręczne ustalanie, czy materiały do ich zadań zostały już zamówione i dostarczone. Brakowało również centralnego rejestru historii i oceny dostawców.
Główne wyzwania:
- Proces zamówień opierał się na rozproszonej komunikacji i arkuszach, co powodowało rozbieżności między stanem magazynu a zapotrzebowaniem.
- Koordynatorzy projektów tracili czas na ręczne ustalanie, czy materiały do ich zadań zostały już zamówione i dostarczone.
- Brakowało również centralnego rejestru historii i oceny dostawców.
Proces rozwiązania
Uruchomiono moduł Zakupy w systemie Process App, który połączył zarządzanie zamówieniami, zapotrzebowaniami i projektami w jednym środowisku.
Wdrożono cyfrowe formularze akceptacji dostaw, interaktywne listy braków materiałowych oraz centralny katalog z bieżącym podglądem stanów magazynowych. Dodano także zintegrowaną bazę dostawców z systemem ich oceny.
Zespół wdrożeniowy zmapował dotychczasowy obieg zamówień i powiązał go ze strukturą realizowanych projektów.
Następnie ustandaryzowano i zaimportowano bazę dostawców oraz katalog materiałów, dzieląc je na przejrzyste kategorie.
Na koniec przeszkolono zespół z obsługi cyfrowych zapotrzebowań i rejestrowania przyjęć magazynowych w aplikacji.
Realizowane działania
Projekty i braki
Kiedyś koordynatorzy tracili godziny na sprawdzanie, czy materiały w ogóle dotarły. Dziś otwierają kartę projektu i od razu widzą dokładny status zaopatrzenia dla każdego zadania.
Centralny panel zamówień
Maile i telefony do dostawców zastąpiono centralnym pulpitem, dając kierownikowi działu zakupów przejrzystą listę zamówień i szybki dostęp do szczegółów dostaw, bez tracenia czasu.
Ustandaryzowany katalog
Wcześniej każdy zamawiał niezbędny sprzęt po swojemu, co generowało chaos i kosztowne pomyłki na hali. Zespół wdrożeniowy ustandaryzował więc całą bazę. Teraz pracownicy po prostu przeglądają przejrzysty katalog dostępnych produktów. Zamiast zgadywać indeksy, płynnie poruszają się po logicznym drzewie kategorii materiałowych. To definitywnie wyeliminowało błędy przy zamówieniach, a koordynatorzy natychmiast znajdują to, czego wymaga specyfikacja techniczna budowy.
Cyfrowe zapotrzebowania
Zapotrzebowania z budowy spływają cyfrowo, a dział zakupów widzi listę braków, co pozwala im pewnie decydować, co i kiedy kupić.
Błyskawiczne przyjęcia
Dziś magazynier wypełnia krótki, cyfrowy formularz akceptacji dostawy, a status zamówienia aktualizuje się w ułamku sekundy.
Aktualne stany magazynowe
Zespół ma pewność co do dostępności materiałów, a główna lista pokazuje ilość w magazynie. Cyfrowe przyjęcie towaru błyskawicznie aktualizuje stany i eliminuje rozbieżności.
Proaktywne planowanie
Zawsze aktualne dane magazynowe zmieniły podejście firmy do zaopatrzenia. Przejrzyste drzewo kategorii pozwala analizować zużycie kluczowych komponentów. Firma przeszła na proaktywne planowanie zakupów, uzupełniając zapasy przed fizycznymi brakami. To gwarantuje ciągłość pracy przy projektach instalacyjnych i buduje przewagę.
Baza dostawców
Ocena dostawców.
Osiągnięte rezultaty
Co się zmieniło
Przed wdrożeniem
- Proces zamówień opierał się na rozproszonej komunikacji i arkuszach, co powodowało rozbieżności między stanem magazynu a zapotrzebowaniem.
- Koordynatorzy projektów tracili czas na ręczne ustalanie, czy materiały do ich zadań zostały już zamówione i dostarczone.
- Brakowało również centralnego rejestru historii i oceny dostawców.
Po wdrożeniu
- Firma zyskała bieżącą kontrolę nad całym procesem zaopatrzenia, od zgłoszenia zapotrzebowania po przyjęcie towaru.
- Koordynatorzy projektów widzą na kartach zadań dokładny status kompletacji materiałów, co pozwala unikać przestojów w pracy.
- Uzupełnianie zapasów stało się proaktywne dzięki interaktywnym checklistom i zawsze aktualnym danym magazynowym.
Ekrany z wdrożenia
