Serwis

Obsługa reklamacji

Gubisz się w gąszczu zgłoszeń reklamacyjnych i nie wiesz, nad czym aktualnie pracują Twoi serwisanci? Moduł Serwis pozwala na pełną cyfryzację obsługi reklamacji, od przyjęcia zgłoszenia, przez planowanie wyjazdów w kalendarzu, aż po rozliczenie rentowności zlecenia. Wbudowane algorytmy sztucznej inteligencji automatycznie generują gotowe odpowiedzi do klientów na podstawie Twoich wskazówek i szablonów.

Zobacz ekrany systemu

Obsługa reklamacji — ekrany modułu w Process App

Wejście: Zakwalifikowana reklamacja
Przebieg: Reklamacja → zlecenie naprawy → zamknięcie i informacja do klienta
Wyjście: Zamknięta reklamacja z rozstrzygnięciem

Kto pracuje

Konsultant serwisu, Serwisant

Korzyści

Co zmienia się w firmie po wdrożeniu

Zakwalifikowana reklamacja przechodzi w naprawę, wymianę lub odrzucenie. Klient dostaje informację na każdym etapie.

Pełna kontrola kosztów

Analizuj bilans rentowności każdego zlecenia, weryfikując wygenerowany przychód oraz zysk netto.

Optymalizacja czasu pracy

Błyskawicznie oceniaj obciążenie serwisantów i planuj wyjazdy tak, aby unikać nakładania się terminów.

Szybsza komunikacja

Skróć czas odpowiedzi na zgłoszenia dzięki podglądowi wiadomości i gotowym szablonom.

Redukcja przestojów floty

Otrzymuj z wyprzedzeniem alerty o wygasających dokumentach pojazdów, co pozwala uniknąć problemów logistycznych.

Przejrzystość procesu

Śledź statusy zgłoszeń od momentu wpłynięcia aż po wygenerowanie protokołu serwisowego.

Ekrany systemu

Jak wygląda ten proces w Process App

Zrzuty pochodzą z działającego systemu — kliknij, aby powiększyć.

Ekran Serwis — Dashboard prezentujący podsumowanie danych modułu, kafelki ze statystykami zleceń i czasów reakcji, alerty oraz wykresy trendów.

Ekran listy reklamacji w module Serwis, prezentujący tabelę ze zgłoszeniami oraz ich szczegółowymi atrybutami, takimi jak priorytet, status, zasadność i kategoria.

Ekran kalendarza serwisu z otwartym oknem modalnym dodawania nowego zlecenia serwisowego, zawierającym formularz przypisania serwisantów, terminów, numerów zamówień i szczegółów prac.

Ekran listy reklamacji z otwartym oknem modalnym „Odpowiedz klientowi”, prezentującym formularz tworzenia wiadomości e-mail z wykorzystaniem generatora AI oraz podglądem gotowej wiadomości.

Ekran listy zleceń serwisowych z otwartym oknem modalnym szczegółów zlecenia, prezentującym dane o terminie, serwisantach, kosztach, protokołach, zdjęciach i bilansie rentowności.

Ekran głównego pulpitu modułu Serwis prezentujący zestawienie danych operacyjnych za pomocą wykresów, wskaźników i list.

Funkcjonalności

Co dokładnie dostajesz

Interaktywny kalendarz serwisu

Dodawaj nowe zlecenia, przypisuj serwisantów, określaj ramy czasowe i powiązane numery zamówień.

Zarządzanie zgłoszeniami reklamacyjnymi

Przeglądaj listę spraw z podziałem na priorytet, status, zasadność oraz kategorię.

Karta szczegółów zlecenia

Gromadź w jednym miejscu informacje o kosztach, użytych częściach, zdjęciach i protokołach.

Monitorowanie czasów reakcji

Śledź wskaźniki czasu zgłoszenia, kontaktu, odpowiedzi oraz ostatecznej realizacji.

Zaawansowane filtrowanie danych

Analizuj trendy miesięczne, podział zleceń według statusu i kraju na czytelnych wykresach.

Sztuczna inteligencja

Co w tym procesie robi za Ciebie AI

Generowanie treści maili

AI tworzy gotowe odpowiedzi do klientów na podstawie wybranych szablonów i wprowadzonych wskazówek.

Modyfikacja przez czat

AI analizuje Twoje instrukcje tekstowe i automatycznie dostosowuje wygenerowaną treść wiadomości.

Zapisywanie odpowiedzi

AI pozwala jednym kliknięciem zapisać wygenerowaną i zatwierdzoną treść jako oficjalną odpowiedź w reklamacji.

Opis modułu

Proces od początku do końca

Zarządzaj całym procesem obsługi zgłoszeń z jednego miejsca, wykorzystując przejrzysty Dashboard oraz widok Kanban. Planuj pracę zespołu w kalendarzu serwisu, przypisując głównego serwisanta, osoby towarzyszące oraz niezbędne materiały do konkretnego wyjazdu. Monitoruj na bieżąco czasy reakcji, obciążenie serwisantów oraz wygasające dokumenty pojazdów, aby unikać przestojów. Weryfikuj szczegóły każdego zlecenia, w tym użyte części, dokumentację zdjęciową oraz wygenerowane protokoły serwisowe w formacie PDF. Kontroluj bilans rentowności, sprawdzając przychód i zysk netto dla każdej zakończonej naprawy. Przeszukuj bazę reklamacji po numerze, tytule lub danych klienta, aby błyskawicznie odnaleźć potrzebne informacje i podjąć odpowiednie akcje.

Zobacz ten proces na swoich danych

Pokażemy moduł „Obsługa reklamacji" na przykładzie Twojej firmy — jak wygląda wejście, przebieg i efekt końcowy w Process App.

Inne moduły

Zobacz pozostałe moduły systemu